از استقبال خوب شما بسیار سپاسگزاریم
در مقاله برنامه ریزی گفتیم که “برنامه ریزی فرایندی است که نشان می دهد یک سازمان چطور می تواند به اهداف مورد نظر خودش دست پیدا کند” حالا در تعریف ابتدایی گانت چارت میگیم که؛ گانت چارت یکی از ابزار برنامه ریزی در مدیریت پروژه است. اگه می خواین با گانت چارت آشنا بشید و بعد از خوندن این مقاله یه گانت چارت برای کسب و کارتون رسم کنید، این مقاله رو از دست ندین.
معمولا زمانی که یه دانشمند، اختراعی داره یا قانونی رو کشف میکنه، اون اختراع یا کشف به اسم خودش ثبت میشه، مثل قوانین نیوتن توسط ایزاک نیوتن. گانت چارت هم بین سال های 1910 تا 1915 بود که هنری گانت که یک مهندس مکانیک و مشاور مدیریتی بود، اون رو طراحی کرد. البته خیلی ها میگن که نمودار اولیه گانت چارت رو کارول آدامیکی در سال 1986 طراحی کرده که به اون هارمونیوگرام میگن، اما چون مشکل زبان داشته یعنی انگلیسی بلد نبوده و مقالات و توضیحاتش رو به زبان لهستانی و روسی ارائه میداده، انگلیسی ها حالا یا از این موضوع بی خبر بودن و یا شاید هم سواستفاده کردن، گانت چارت رو به اسم آقای هنری گانت معرفی می کنن.
به هر حال گانت چارت امروزه حاصل تلاش دو صاحب نظر مدیریته که برای مدیریت پروژه استفاده میشه، البته با پیشرفت تکنولوژی، استفاده از گانت چارت خیلی راحت تر شده و حتی نرم افزارهایی هم برای این کار طراحی شدن که به صورت سفارشی سازی می تونین، پروژه خودتون رو طراحی کنید.
پس تا اینجا میدونیم که گانت چارت یک نمودارِ. نموداری که یک برنامه پروژه رو به صورت گرافیکی به ما نشون میده. و همین گرافیکی بودن باعث میشه که ما خیلی بهتر درک کنیم که کجای پروژه هستیم و به کدام سمت حرکت می کنیم. این برنامه شاملِ اطلاعات مهم؛ مانند افرادی که به یک فعالیت خاص مشغولند، مدت زمان وظایف و فعالیت‌های همپوشانی پروژه ست. قبل از طراحی گانت چارت باید یه نمای کلی از پروژتون رو داشته باشین، یعنی برای مثال چشم انداز و بیانیه ماموریت رو نوشته باشین و در مورد مسائل مالی مثل بودجه بندی، مدل های درآمدیتون یا الگوهای تأمین مالی و … اطلاعاتی داشته باشین.
عناصر تشکیل دهنده نمودار گانت(منبع: سایت Namatek)
نمودار گانت از چندین عنصر مختلف تشکیل شده است، 8 عنصر کلیدی گانت چارت عبارتند از:
- لیست کارها: برای توصیف، کارهای پروژه به صورت عمودی در نمودار گانت نمایش داده می شود و ممکن است در گروه ها و زیر گروه ها سازماندهی شود.
- جدول زمان بندی: زمان بندی ها به صورت افقی در نمودار گانت نمایش داده می شوند و ماه ها، هفته ها، روز ها و سال ها را نشان می دهند.
- تاریخ فعلی پروژه: یک خط عمودی است که تاریخ فعلی را در نمودار گانت برجسته می کند.
- میله ها: نشانگرهای افقی در سمت راست گانت چارت هستند که وظایف را نشان می دهد. این میله ها همچنین پیشرفت، مدت زمان و تاریخ شروع و پایان را نشان می دهد.
- نقاط عطف: نقطه هایی که رویداد های مهم، تاریخ ها، تصمیمات و محصولات قابل تحویل را نمایش می دهند.
- وابستگی ها: خطوطی معمولا با رنگ خاکستری روشن که وظایفی را که باید به ترتیب خاصی اتفاق بیافتند، متصل می کند.
- پیشرفت: نشان می دهد که طول کار چقدر فاصله دارد.
- منابع تخصیص داده شده: فرد یا تیم مسئول انجام یک پروژه را نشان می دهد.
چه مواقعی باید از نمودار گانت استفاده کنیم؟(منبع: همیارآکادمی)
درست است که چارت گانت یکی از ابزارهای عالی برای مدیریت پروژه است ولی باید بدانیم که در چه مواقعی باید از آن استفاده کنیم. در ادامه به مواقعی اشاره می‌کنیم که می‌توان از این ابزار استفاده کرد. توجه داشته باشید که اگر هر کدام از این نشانه‌ها را مشاهده کردید، می‌توانید از نمودار مورد بحث کمک بگیرید:
- زمانی که تحویل دادن پروژه در مهلت زمانی مورد نظر بسیار دشوار باشد. در این مواقع باید همه چیز طبق یک نظم مشخص پیش برود و اگر چنین اتفاقی نیفتد، پروژه قطعاً با تأخیر مواجه می‌شود.
- برخی مواقع هست که چند تیم یا شخص روی یک پروژه کار می‌کنند و به همین خاطر همه چیز باید طبق برنامه پیش برود تا همکاری به بهترین شکل خودش صورت گیرد. در این مواقع هم باید از نمودار مورد بحث کمک بگیرید تا مسئولیت هر کس روشن باشد و تداخلی پیش نیاید.
- گاهی مواقع هست که می‌خواهیم روند کلی پروژه را مشاهده کنیم. یعنی می‌خواهیم ببینیم که پروژه از ابتدا تاکنون چه روندی را پشت سر گذاشته و چگونه پیش رفته است. در این زمان‌ها گانت چارت می‌تواند بهترین راهنما و ابزار باشد.
- گاهی مواقع پیش می‌آید که یک پیچیدگی خاص و ویژه در پروژه به وجود می‌آید و کارها باید طبق یک نظم خاص پیش برود تا نتیجه نهایی به همان شکلی که باید دربیاید. به عنوان مثال در پروژه‌های ساختمانی این موضوع دیده می‌شود. ابتدا بنّا باید دیوار را بکشد تا گچ‌کار بتواند آن را گچ کند. در نمودار گانت می‌توان این نظم و ترتیب را ایجاد کرد.
- این ابزار برای مدیریت نیروی انسانی هم واقعاً کاربردی است. فرض کنید شما یک تیم کاری 4 نفره دارید که این اعضا دارند به صورت همزمان روی 5 پروژه کار می‌کنند. با نگاه روی چارت گانت هر کدام از این پروژه‌ها می‌توانیم بفهمیم که هر کدام از نیروها در چه وضعیتی هستند و اکنون دارند چه کاری انجام می‌دهند.
- در صورتی که می‌خواهید بدانید پروژه در چه زمانی به اتمام می‌رسد، می‌توانید به نمودار مورد بحث مراجعه کنید. روی این نمودار همه چیز مشخص است و زمان آغاز و پایان پروژه و هر کدام از فعالیت‌ها مشخص شده است.
روش های مختلف رسم نمودار گانت چارت:
در گذشته این کار به صورت دستی انجام میشده و برای هرتغییری در پروژه باید، خیلی از قسمت های آن را پاک و دوباره رسم می کردند، اما امروزه برنامه هایی مثل اکسل و پاورپوینت یا نرم افزارهایی مانند مایکروسافت پروجکت و پریماورا رو استفاده می کنن.
مراحل مختلف رسم نمودار گانت چارت:
1. تمام فعالیت‌های پروژه خودتون رو درنظر بگیرید و ترجیحا اون ها رو بنویسید که چیزی از قلم نیفته.
2. اون ها رو به اجزای قابل کنترل تقسیم کنید (ساختار شکست پروژه WBS).
3. حالا مشخص کنید که مسئولیت هر کار با چه کسی خواهد بود و اون رو به کدوم تیم واگذار خواهید کرد.
4. روابط فعالیت‌ها رو مشخص کنید و مدت زمان مورد انتظار کل پروژه و کارها رو هم تعیین کنید.
5. یادتون باشه که نمودار گانت وظایف رو به ترتیب توالی نشون میده و وابستگی‌های کار رو هم نشون میده (یعنی نحوه ارتباط یک کار با کار دیگر). بعد از وارد کردن اطلاعات خود در نرم‌افزار و ترسیم گانت چارت، می‌تونید منابع خودتون رو تعیین و تخصیص بدین.
