از استقبال خوب شما بسیار سپاسگزاریم
برنامه ریزی فرایندی است که نشان می دهد یک سازمان چطور می تواند به اهداف مورد نظر خودش دست پیدا کند. برنامه ریزی فرایند تعیین دقیق این مطلب است که سازمان برای رسیدن به اهدافش چکار کند. به زبان رسمی تر، برنامه ریزی، <<توسعه سیستماتیک برنامه های عمل است که هدف از آن دستیابی به اهداف مورد توافق طی فرایند تحلیل، ارزیابی و انتخاب از میان فرصت هایی است که پیش بینی می شوند.>>
اهداف متفاوتی برای برنامه ریزی ارائه شده است؛ برای مثال، مقاله کلاسیک سی دبلیورونی اشاره می کند که برنامه ریزی سازمانی دو هدف دارد: حمایتی و اثباتی. هدف حمایتی برنامه ریزی به حداقل رساندن ریسک با کاهش عدم اطمینان ها در محیط تجاری و کاری و توضیح تبعات اعمال مدیریت می باشد. هدف اثباتی افزایش درجه موفقیت سازمان است.
هدف دیگر برنامه ریزی ایجاد تلاش هماهنگ در سازمان است. جائیکه برنامه ریزی نباشد، معمولا هماهنگی و کارایی سازمانی هم وجود ندارد، اما هدف از برنامه ریزی کمک به سازمان در تحقق اهدافش می باشد. همانطوری که کنتز و دونل هم می گویند: هدف اولیه برنامه ریزی <<آسان کردن تحقق کارهای مهم و دستیابی به اهداف است>>.
- اگر شما تصمیم نگیرید چگونه روزتان را بگذرانید، دیگران برای شما این کار را خواهند کرد. (جان سی مکسول، نویسنده کتاب برنامه ریزی روزانه)
- وقتی در نقشه اهداف خود شکست میخورید، در واقع برای شکست خوردن آماده شده اید. (بنجامین فرانکلین)
- یک هدف، بدون برنامه ریزی، تنها یک آرزوست. ،(آنتوان دوسنت اگزوپری)
- اگر ندانی به کدام سمت حرکت می‌کنی، به مقصد نخواهی رسید. (یوگی برا)
- برنامه ریزی در زندگی باعث می‌شود آینده را به جال بیاورید و در آن تغییر ایجاد کنید. (آلن لاکین)
- برنامه ریزي فرایندی است مستمر از تصمیمات سیستماتیک با بهره گیری از اطلاعات در مورد آینده، تلاشهاي لازم براي انجام آن تصمیمات و مقایسه نتایج به دست آمده با انتظارات از طریق فرایند بازخورد. (پیتر دراکر)
- برنامه ریزي یعنی تعیین هدفهای درست و سپس انتخاب مسیر، راه، وسیله یا روش درست و مناسب براي تامین این هدفها. (جان ادوارد ویلیامز)
- برنامه ریزی نوعی تصمیم آینده نگرانه و فرایند تصمیم گیری قبل از عمل است. (راسل لینکلن اکاف)
- برنامه ریزی، فرایند تعیین اهداف و انتخاب مناسب ترین وسیله رسیدن به آن هدفها پیش از هر گونه اقدام است. (گود اشتاین و همکاران)
- برنامه ریزي عبارت است از ارائه طریقی برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین و با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم است. (سیریل هودنس)
با وجود دانستن اهمیت برنامه ریزی، معمولا افراد از آن استفاده نمی کنند، بعضی دلایل عدم استفاده در زیر نام برده شده است که لازم است ابتدا دلیل عدم استفاده از برنامه ریزی را در زندگی خود پیدا کنیم و سپس در پی رفع دلیل آن باشیم؛
- ترس از محدود شدن
- وقتی از برنامه عقب می‌اُفتیم دیگر ادامه نمیدهیم
- عدم علاقه به فعالیت های برنامه ریزی و پشت سرهم قرار دادن فعالیت هایی که میل به انجام آن ها نداریم
- حجم غیرمنطقی کار برای یک روز
- عدم تعهد در انجام کار و عدم تمرکز حین انجام کار
- داشتن خاطره بد از برنامه ریزی
- کمال طلب بودن افراطی و هیچ برنامه ای را برای رسیدن به اهداف مناسب ندیدن
مهم ترین اشتباهات برنامه ریزی:
- مکتوب نکردن برنامه ریزی
- قرار دادن کارهای بیش از حد در برنامه
- عدم اولویت بندی مناسب
- تنبلی و اهمال کاری
- نه نگفتن!
- شروع دیرهنگام
- رهایی نیافتن از حواس پرتی ها
- بیان اهداف سازمانی
- فهرست کردن روش های مختلف دستیابی به اهداف
- انتخاب بهترین راه کار دستیابی به اهداف
- تدوین برنامه هایی برای دنبال کردن راه کار انتخاب شده
- عملی کردن برنامه ها
حداکثرسازی اثربخشی فرایند برنامه ریزی:
- حمایت مدیریت رده عالی
- یک تشکیلات و ساختار موثر و کارای برنامه ریزی
- برنامه ریزی با تأکید بر اجرا
- به کارگیری افراد مناسب
دیدگاههای متداول در برنامه ریزی:
▪ برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل
در برنامه‌ریزی از داخل به خارج برکارهایی تمرکز می‌شود که سازمان در حال‌حاضر انجام می‌دهد و تلاش می‌شود تا آن ها به بهترین نحو ممکن انجام شوند. برنامه‌ریزی به این شیوه تغییرات عمده‌ای را در سازمان ایجاد نمی‌کند، ولی می‌تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.برنامه‌ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می‌پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجان کار است.
در برنامه‌ریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می‌شود و برای استفاده از فرصت ها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه‌ریزی می‌گردد.برنامه‌ریزی ازخارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه‌ریزی یافتن فرصت های محیطی و استفاده بهینه ازآنهاست.
▪ برنامه‌ریزی از بالا به پایین و برنامه‌ریزی از پایین به بالا
در برنامه‌ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر مالی هدفهای کلان را تعیین می‌کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می‌آورد تا در چهارچوب هدفهای کلان برنامه خود را تدوین کنند.
در برنامه‌ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه‌هایی شروع می‌شود که در سطوح عملیاتی شکل می‌گیرند؛ بدون آنکه به محدودیت‌های کلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامه‌ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می‌گردد.
▪ برنامه ریزی بر مبنای هدف
در این نوع از برنامه‌ریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف می‌شود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی انجام می‌گیرد. برنامه‌ریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار می‌رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد می‌کند؛ تا اینکه سرپرست یک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیر دستان تحمیل کند.
مراحل برنامه‌ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
ـ تعیین رسالت و ماموریت
ـ تعیین نتایج مورد انتظار
ـ تعریف شاخصهای ارزیابی
ـ تعریف هدفهای عملیاتی
ـ تنظیم برنامه‌های عملیاتی
ـ طراحی سیستم کنترل عملیات
▪ برنامه ریزی بر مبنای استثناء
عبارتست از تعیین هدف، تخصیص منابع و تعیین شاخص های عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد.
▪ برنامه ریزی اضطراری
عبارتست از پیش بینی و معین ساختن عکس‌العمل‌ها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سازمان ممکن است اتفاق بیفتد.
▪ برنامه ریزی اقتضایی
در برنامه‌ریزی اقتضایی «گزینه‌های گوناگون قابل اجرا» شناسایی می‌شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه‌ها قابل اجرا خواهند بود .
