نیازسنجی یکی از مهارت های مهم در هرکسب و کاری می باشد که هر فردی برای موفقیت باید اصول آن را بشناسد. لذا در این مقاله سعی بر آن شده که درابتدا با تعریف نیاز و پس از آشنایی با آن، اصول، انواع و روش های نیازسنجی را با هم مطالعه کنیم.

از نقطه نظر کاربردی می توان نیاز را به چهار دسته تقسیم کرد:

1 .نياز به معناي خواسته ها و نظرات افراد: این نياز سنجي به معني تعيين و مشخص كردن برداشت ها، نظرات و ترجيحات افراد است.
2 .نياز به عنوان نقص يا مشكل: نياز هنگامي به وجود مي آيد كه در آن نوعي نقص يا مسئله در يك زمينه خاص وجود داشته باشد و آن نقص ذاتا مضر باشد.
3 .نياز به عنوان فقدان يا ضرورت چيزي: نيازها به عنوان چيزهايي (وضعيت ها و…) كه ضروري يا مفيد هستند تعريف مي شوند.
4 .نياز به معناي فاصله يا شكاف: نياز در قلمرويي وجود دارد كه درآن «موقعيت واقعي يا موجود» با «موقعيت مطلوب و يا مورد نظر» فاصله دارد (راجر كافمن)

جمع بندي تعاريف ارايه شده درباره نياز:
* نياز مفهومي چند بعدي است كه درك كامل آن مستلزم جامع نگري است.
*كامل ترين تعريف ارايه شده در مورد نياز به عنوان نوعي تحليل شكاف يا فاصله است.
*در هر صورت هر يك از تعاريف ذكر شده در مورد نياز ممكن است در موقعيت هاي معيني كاربرد داشته باشد. بنابراين شايد بهتر باشد كه بر اساس موقعيت و شرايط نياز سنجي، تعاريف مختلف از نياز را بپذيريم و بر مبناي آن مطالعات نياز سنجي را سازمان دهيم.

در حقيقت نياز، عبارت است از فاصله بين وضع موجود و آنچه كه بايد باشد. نياز ممكن است به صورت نياز احساس شده باشد يعني نيازي كه بوسيله فرد يا يك جامعه تشخيص داده مي شود، و يا نياز واقعي باشد، يعني نيازي كه توسط مطالعه كارشناسانه مشخص مي گردد. به هر حال نيازهاي احساس شده بايد طوري هدايت شوند تا در مسير نيازهاي واقعي قرار گيرند.
به عنوان مثال بروز بيماري اسهال و استفراغ در يك منطقه روستايي سبب مي شود كه مردم بگويند ما پزشك، درمانگاه يا بيمارستان مي خواهيم درحالي كه بررسي كارشناسان بهداشت نشان مي دهد كه مشكل از آلودگي آب منطقه است و با بهسازي آب، مساله برطرف مي شود. بنابراين با آگاه سازي مردم نيازهاي احساس شده جاي خود را به نيازهاي واقعي خواهند داد.

برادشاو(۱۹۷۲) نیازها را به چهار دسته به شرح زیر تقسیم کرده است:

۱) نیازهای هنجاری: فاصله میان وضع موجود و استانداردهای تعیین شده، نیاز هنجاری تلقی می شود.

۲) نیازهای احساس شده: مترادف با مفهوم خواستن و نیازی است که در طی زمان و در حین کار توسط فرد یا گروه احساس شده است.

۳) نیازهای بیان شده (مورد تقاضا): نیازهایی است که فرد آن را تقاضا نماید.

۴) نیازهای مقایسه ای: نیازی است که در مقایسه با نمونه مشابه معنا می دهد.

فورتنر(2005) نیازها را از لحاظ توانایی تشخیص به دو گروه تقسیم می کند:

• نیازهای آشکار: سنجش و برآورد کردن آن ها با سهولت بیشتری امکان پذیر است؛
• نیازهای پنهان: سنجش و شناسایی آن ها بسیار مشکل و عمدتاً برآورد آن ها مستلزم بررسی های همه جانبه و دقیق است.

نیازسنجی یکی از بحث انگیزترین مفاهیم موجود در حوزه خدمات اجتماعی، تعلیم و تربیت و برنامه ریزی است. چالش زا بودن مفهوم نیازسنجی تا حد زیادی به علت ابهام در تعریف نیاز است. با این همه صرف نظر از اختلاف عقیده در خصوص ماهیت و چگونگی نیاز، محققان تعاریف گوناگونی از واژه نیازسنجی به دست داده اند که در زیر برخی از مهم ترین آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم.

بورتون و میلر (1977)؛ نیازسنجی عبارت است از فرایندی نظام دار برای تعیین اهداف، شناسایی فاصله بین وضع موجود و هدف ها و نهایتاً تعیین اولویت هایی برای عمل.

هولت (1999) می گوید: نیازسنجی عبارت است از تعیین آن چه که باید آموزش داده شود.

سارز (1991)؛ نیازسنجی عبارت از فرآیند جمع آوری و تحلیل اطلاعات است که منجر به شناسایی نیازهای افراد، گروه ها، مؤسسات، جامعه محلی و جامعه به طور کلی می شود.

 اهداف نیازسنجی:

هدف نیازسنجی وابسته به مرحله اجرای آن است و شامل:

– قبل از اجرای برنامه، برای مشخص کردن اهداف ضروری از غیر ضروری

– در ضمن اجرا، برای حصول اطمینان از هماهنگی و انطباق برنامه با نیازها

– پس اجرا برای حصول اطمینان از تحقق هدف ها و نیاز و شناسایی دلایل عقیم مانده می باشد (رابینسون، 2009).

عباس زادگان و ترک زاده (1386) هدف نیازسنجی را دستیابی به اطلاعاتی درباره وظایف اصلی و عملی لازم برای ایفای نقش شغلی و داشتن، مهارت و نگرش های ضروری برای انجام آن وظایف می دانند.

موانع نیازسنجی

در اجرای نیازسنجی ممکن است موانعی وجود داشته باشد که در زیر برخی از آن ها ذکر می شود:

1) مشکلات مالی: اجرای نیازسنجی مستلزم صرف هزینه های قابل توجهی است که سازمان به دلیل مشکلات مالی ممکن است نتواند نیازسنجی را به طور کامل انجام دهد (دعایی، 1385).

2) عدم وجود نیروی متخصص: فقدان نیروی متخصص و با تجربه از موانع اجرای نیازسنجی است که در این صورت آموزش افرادی که مستقیماً درگیر هستند ضرورت می یابد (همان منبع).

3) مقاومت کارکنان: مقاومت کارکنان در برابر نیازسنجی می تواند به دلایل زیر باشد:

– عدم انگیزه برای مشارکت در اجرای نیازسنجی

– نگرانی از اینکه اطلاعات بدست آمده از نیازسنجی ممکن است مورد سوء استفاده قرار گیرد

– ترس از به خطر افتادن منافع و موقعیت خود در سازمان چرا که اجرای نیازسنجی در نهایت به تغییر در برنامه های سازمان و بهبود منجر خواهد شد.

 اصول نیازسنجی

فتحی واجارگاه (1385) چهار اصل را به عنوان اصول نیازسنجی بر شمرده است:

• اصل تداوم

به دلیل تغییرات مداوم محیطی و درونی و ضرورت اثر بخشی سازمان و برنامه های آموزشی، نیاز سنجی باید مداوم صورت گیرد.

• اصل جامعیت

به دلیل اهمیت و جایگاه اطلاعات حاصل از نیازسنجی در برنامه ریزی، لازم است اطلاعات جامعی شامل همه ابعاد و ارکان و از جهات گوناگون و با استفاده از روش های مختلف گرد آوری و تجزیه و تحلیل شود.

• اصل عینیت و اعتبار

این اصل ایجاب می کند که از روش های عینی تر استفاده و داده ها از اعتبار و عینیت لازم برخوردار گردند.

• اصل مشارکت

تكنيك هاي نياز سنجي در سازمان ها
الف) توافق محور
1 -تكنيك دلفي :
با استفاده از يك پرسشنامه كه توسط يك گروه كوچك طراحي شده ، آغاز ميگردد. اين پرسشنامه براي طيف وسيعي از صاحب نظران ارسال و پاسخ دهندگان نسبت به تكميل پرسشنامه اقدام نموده و آن را عودت ميدهند. گروه مربوطه پس از تجزيه  و تحليل پاسخ ها، آن ها را با هم تركيب نموده و يك فهرست كامل را تدوين و دوباره براي اولويت بندي در اختيار افراد پاسخ دهنده يا نمونه اي از آن ها قرار ميدهند. اين روند آنقدر ادامه ميابد تا توافق نسبي درباره موارد نيازها حاصل شود .
2 -تكنيك فيش با ول ( Fishbowi )
اين تكنيك نياز سنجي در گروه تكنيك هاي توافق – محور دسته بندي ميشود . اين تكنيك زماني مورد استفاده قرار ميگيرد كه تعداد افراد انتخاب شده براي جمع آوري اطلاعات نياز سنجي محدود باشند و امكان تجمع آن ها در يك كارگاه آموزشي نيز وجود داشته باشد. در اين تكنيك افرادي را كه براي كسب اطلاعات و سنجش نياز جمع شده اند، مشابه آنچه در كارگاه هاي آموزشي معمول است به گروه هاي كوچك تقسيم ميكنند و هر گروه با تبادل نظر، فهرستي از نيازها را تهيه ميكند تا در جلسه عمومي با حضور همه شركت كنندگان ، گزارش كار گروه ها عرضه شود و پس از بحث و تبادل نظر ، فهرست نيازهاي مورد توافق اولويت بندي آن ها انجام ميگيرد. بديهي است براي استفاده از اين تكنيك ، مجريان نياز سنجي بايد نسبت به نحوه برگزاري كارگاه و شيوه انجام كار گروهي واقف و مسلط بوده و شركت كنندگان را نيز در مورد نحوه انجام كار گروهي توجيه كنند. اين روش نياز سنجي از روش هائي است كه در مدت زمان محدود ميتواند اطلاعات مناسبي را فراهم نمايد و براي سازمان هائي كه در محدوده جغرافيائي كوچكي فعاليت ميكنند روش مناسبي ميباشد.

3 -تكنيك تل استار ( Telstar)
اين تكنيك نيازسنجي نيز در گروه تكنيك هاي توافق محور قرار ميگيرد. اين تكنيك بسيار شبيه تكنيك فيش باول است. اين تكنيك زماني مورد استفاده قرار ميگيرد كه تعداد افرادي كه بايد از آن ها كسب اطلاعات شود، زياد است در اين حالت افراد در مناطق مختلف گرد هم مي آيند و از طريق تكنيك فيش باول به تعيين نيازهاي آموزشي مي پردازند و سپس نماينده يا نمايندگاني از هر منطقه در گرد همائي مركزي روي نيازهاي آموزشي و اولويت بندي آن ها توافق ميكنند. در مرحله دوم، نمايندگان مناطق با شيوه كارگاهي مشابه تكنيك فيش باول توافق سازي مي نمايند.
تكنيك هاي توافق – محور ( دلفي ، فيش باور ، تل استار ) همگي براي تعيين نيازهاي آموزشي در نظام سلامت وآموزش پزشكي و بويژه آموزش هاي مداوم ، كاربرد مناسبي دارند .
ب ( مسأله – محور ، مشكل – محور)
تكنيك هاي مورد اشاره در اين گروه از تكنيك هاي نياز سنجي، عمدتاً ناظر بر شناسائي مشكلات فردي و مشكلات موجود در سيستم ميباشد كه ممكن است كارآيي يك سازمان را كاهش دهد. در اين گروه چهار تكنيك معرفي شده است.
1 -تكنيك رويداد مهم ( Tncident Critical)
در اين تكنيك ، فرض بر اين است كه رويدادهاي درون سازمان به عملكرد مثبت و يا منفي كاركنان مربوط ميشود. از اين رو با شناسائي عملكرد كاركنان برجسته و ضعيف، كوشش ميشود عملكرد هاي برجسته از طريق آموزش به ديگر كاركنان تعميم يابد و عملكرد هاي ضعيف زدوده شود. در اين تكنيك در واقع فاصله عملكرد كاركنان برجسته و ضعيف نيازي ميباشد كه بايد براي افزايش كارآيي سازمان برطرف گردد.
2 -تكنيك درخت خطا ( Tree Fauit )
اين تكنيك بيشتر با محاسبات رياضي همراه است و به نوعي تحقيق در عمليات سازمان محسوب ميشود. در اين تكنيك احاطه به كل سيستم و ارزيابي درون داده ها و عمليات و بازده ها ضروري است. هر گونه تغييرات و يا تصميم گيري كه محصول تحقيق درعمليات سيستم ميباشد و لازم است براي افزايش كارآئي مورد نظر قرار گيرد به عنوان نياز محسوب ميشود.
3 -تكنيك آزمون وظايف كليدي( Assessment Tasks Key)

در اين تكنيك با انجام آزمون از كاركنان درباره وظايف شغلي آنها ميزان سئوالاتی كه از سوي پاسخگويان جواب داده نشده است به عنوان نياز مطرح ميشود كه بايد براي رفع آن كوشش شود .
4 -تكنيك تجزيه و تحليل شغل ( Analysis Job )
در اين تكنيك از طريق مشاهده ، مصاحبه با كاركنان و سرپرستان و بررسي اطلاعات مربوط به شرح شغل، وظايف شغلي كاركنان به روشني تجزيه و تحليل و شناسائي ميگردد. فاصله توانمندي موجود كاركنان با مهارت هاي لازم براي انجام شرح وظايف شغلي به عنوان نياز آموزشي در نظر گرفته ميشود .
تكنيك تجزيه و تحليل شغل ، سابقه طولانی دارد و به لحاظ ساده بودن سال هاست كه براي استخدام و آموزش كاركنان از آن استفاده ميشود. اين تكنيك براي كاركنان حرفه اي مثل نظام سلامت تكنيك نسبتاً مناسبي ميباشد.