تئوري ذينفعان يکي از تئوري هاي مديريت سازمان است. ذینفعان را همه‌ی طرف‌های دارای منفعت در پروژه‌ می دانند. ذی نفع stakeholder شخص یا سازمانی است که فعالانه در یک پروژه یا فعالیت شرکت دارد یا نحوه اجرا یا تکمیل آن پروژه و فعالیت، بر سود یا زیان او تأثیر می‌گذارد. کلارکسون مينويسد ذينفع کسي است که چيزي را در نتيجه اين فعاليت ها به دست مي آورد يا از دست ميدهد. سياست ها، برنامه ها و پروژه ها ميتوانند داراي ذينفعان محدود يا متنوعي باشند.هر چه تعداد ذينفعان بيشتر باشد مديريت آنها و تحقق همزمان خواسته هاي همگي آنها سخت تراست.

در اين بخش ذينفعان كليدي و علت انتخاب آن ها به اين عنوان ذكر مي شود. ذينفعان كليدي غالبا آن هايي هستند كه به شكل بالقوه بيشترين تاثير را بر پروژه دارند و يا بيشترين تاثير را از پروژه می پذيرند.

طبقه بندی ذینفعان:

ميتوان ذينفعان يك سازمان را به دو گروه داخلي و خارجي دسته بندی كرد. ذينفعان داخلي ذينفعاني هستند كه در محيط سازمان حضور دارند و واضح است كه بيشتر مورد توجه قرار ميگيرند ولي ذينفعان خارجي به دليل عدم حضورشان در محيط داخلي بايد اثر آن ها بر سازمان ارزيابي شود.

تحلیل ذینفعان:

پس از شناخت همه ذینفعان مرتبط با پروژه، می‌توانید بر اساس معیارها نسبت به تحلیل آن ها اقداماتتان را شروع کنید. در اینجا بسیار مهم است که سؤال‌های درستی بپرسید و تا حد امکان در ارزیابی ذینفعان و نیازهایشان صادق باشید. با استفاده از ارزیابی انتظارات ذینفعان است که می‌توان فهمید آیا استراتژی کسب و کار برای تأمین خواسته‌های ذینفعان مختلف پاسخ‌گو است یا خیر. برای تحلیل ذینفعان ابزارهای متفاوتی وجود دارد که یکی از مهم ترین آن ها عبارت است از:

• ماتریس قدرت-علاقه

ماتریس قدرت/علاقه: این ماتریس در اصل ابزاری برای تحلیل ذینفعان پروژه طراحی شد، اما بعدها در کسب و کار نیز بکارگرفته شد. این ماتریس به شما کمک می‌کند تا دو مورد از مهمترین بخش‌های مشارکت ذینفعان را تجسم کنید: اینکه چقدر آنها در پروژه قدرت دارند و برای موفقیت آن چقدر سرمایه گذار یا مشتاق هستند.

• ذینفعان با قدرت بالا و علاقه بالا: ذینفعان اصلی هستند که به آنها به شدت توجه شده و برای تأمین نظر آنها سرمایه‌گذاری می‌شود.
• ذینفعان با قدرت زیاد اما علاقه کم: باید راضی باشند. آنها می‌توانند کسب و کار را به دلیل مسائل ظاهراً جزئی از خط خارج کنند.
• ذینفعان با قدرت کم اما علاقه زیاد:‌ باید از آنها مطلع شد. اگر به خواسته خود نرسند، ممکن است مسائل زیادی ایجاد کنند (مثلاً بدگویی کنند).
• ذینفعان با قدرت کم و علاقه کم: باید همواره مورد پایش قرار گیرند، در صورتی که قدرت بیشتری پیدا کنند، آینده کسب و کار را تحت تأثیر قرار خواهند داد.

مراحل دقیق انجام تجزیه و تحلیل ذینفعان بستگی به این دارد که از چه روشی استفاده کنید، اما صرف نظر از اینکه با کدام یک کار می‌کنید، چندمرحله زیر عموما باید طی شود:

شناسایی

همه کسانی که در پروژه شما هستند را لیست کنید. این موارد می‌تواند از اعضای تیم داخلی گرفته تا تیم‌های مشتری یا جوامع خارجی متغیر باشد و موقعیت‌های آنها می‌تواند در دو ظرفیت رسمی و غیر رسمی وجود داشته باشد، تا افرادی که در صورت خراب شدن پروژه پیام‌هائی جهت بررسی دلایل برای شما ارسال می‌کنند.

اولویت‌بندی

 هنگامی که افراد را شناختید، به بررسی نحوه کار آنها نیاز دارید. تعامل ذی‌نفعان مختلف با پروژه و یکدیگر چگونه است؟ چه کسی می‌تواند کل نتیجه را تغییر دهد؟ این مسئله یکی از مهم‌ترین مراحل است، بنابراین روش‌های مختلفی متناسب با نیازهای سازمان را پیدا کنید.

برنامه ریزی

 هنگامی که به آنچه همه نیاز دارند رسیدید، وقت آن است که برنامه‌ای برای تحقق آن ایجاد کنید. با کاوش در انگیزه‌ها و علایق ذینفعان مختلف، می‌توانید یک طرح ارتباطی ایجاد کنید که مورد توجه همه قرار گیرد.

اجرا

 کار خود را با استفاده از مدیریت پروژه انتخابی خود، دنبال کردن و به روزرسانی برنامه ارتباطی انجام دهید تا ذینفعان در جریان قرار بگیرند.

تنظیم

حتی بهترین برنامه‌ها (ساخته شده توسط بهترین مدیر پروژه) را نمی‌توان به صورت ثابت تنظیم کرد. با پیشرفت پروژه و تغییر، ذینفعان و مشارکت آنها نیز ممکن است متغیر باشند.

اینکه شما دقیقاً چطور اولویت ذی‌نفعان خود را در نظر می‌گیرید یا برنامه خود را در حین اجرا تجزیه و تحلیل و تکرار می‌کنید، به روش شما بستگی خواهد داشت.