با توجه به مزایا و موارد استفاده از داده های ثانویه، قاعده کلی زیر شرح دادهشده است:
محک و آزمون دادههای ثانویه در دسترس، پیشنیاز جمع آوری داده های اولیه است. با داده های ثانویه شروع کنید. وقتی از دادههای اولیه بهره برداری کنید که دادههای ثانویه تهی و یا نامرتبط باشند. جمعآوری و تجزیهوتحلیل حتی یک داده ثانویه مرتبط میتواند بینش باارزشی را فراهم آورد.
تصمیم گیرندگان و محققین میتوانند از دادههای ثانویه بهعنوان پایهای برای طرح تحقیق و طرح جمعآوری دادههای اولیه استفاده کنند. باوجوداین محققین باید در استفاده از دادهای ثانویه بااحتیاط باشند؛ زیرا محدودیتها و معایبی در استفاده از این دادهها وجود دارد.
استفاده از داده های ثانویه ممکن است دارای ایراداتی نیز باشد به این دلیل که داده های ثانویه برای اهدافی بهغیراز مشکل موجود جمعآوریشدهاند، سودمندی این دادهها برای مسئله موجود ممکن است از حیث میزان ارتباط و سطح دقت، محدودیتی جدی باشد. هدف، ماهیت و روش مورداستفاده برای جمعآوری دادههای ثانویه ممکن است برای موقعیت فعلی مناسب نباشد. همچنین دادههای ثانویه ممکن است فاقد صحت لازم باشند و یا ممکن است کامل و یا حتی گاها قابلاعتماد نباشند. ذکر این نکته لازم است که بهتر است اطلاعات ثانویه یا دستدوم را از مرجع و محقق قبلی آن دریافت کنید. چراکه این تحقیقات و اطلاعات گاهی حاوی قفلهای امنیتی میباشند و در بعضی موارد پس از اتمام تحقیقات، اطلاعات دستکاری یا حتی غیر مستند میگردند تا حقوق محقق ضایع نشود؛ بنابراین قبل از استفاده از دادههای ثانویه میبایست بر اساس فاکتورهایی به ارزیابی آنها بپردازیم. این فاکتورها در ذیل موردبحث قرارگرفتهاند:
اطلاعات باید با نیازهای محقق مرتبط باشد.
منابع متعدد و معتبری باید اطلاعات را تأیید کنند.
درواقع نویسنده باید متخصص مستقر در این زمینه باشد، بهتر است این مطالب توسط یک سازمان، شرکت یا نشریه معتبر منتشرشده باشد.
در داده ها باید یافتههای اخیر منعکس شود. ازاینرو، نسخههای جدیدتر مطلوب هستند.