از استقبال خوب شما بسیار سپاسگزاریم

زمان مطالعه: 5 دقیقه
15 شهریور 1400

همه افراد و مدیران کسب و کار ها برای داشتن روابط تجاری موفقیت آمیز و ارتباط موثر با دیگر کسب و کارها به مذاکره تجاری نیازمند هستند. کمتر کسب و کاری را می توان پیدا کرد که بگوید برای پیشرفت به هیچ کسب و کار دیگری متکی نیست و نیازی ندارد. مهارت های مذاکره برای مشاغل از آن جهت مفید است که می تواند اختلافات موجود بین افراد مختلف در یک محیط تجاری را بر طرف کند. از این رو برای مذاکره موفق باید مهارت های خاصی را یاد بگیرید. اهمیت مذاکره در کسب و کار بسیار مهم است و می توان گفت حتی یکی از معیار های انتخاب و استخدام کارمند به حساب می آید، چراکه اگر کارمندی نتواند با افراد مختلف مذاکره و گفتگو کند، ناخواسته باعث آسیب به شرکت می شود، پس مهارت مذاکره را برای تمام افراد سازمان ضروری می دانیم، اما با درجه و میزان اهمیت متفاوت.

مذاکره از واژه لاتین نگارئوتیوم گرفته شده است. از هنگامیکه بشر به وجود آمد و به محیط اطراف خود آشنا گردید همواره به دنبال راههایی جهت حل مسائل و مشکلات خود بوده است. وي براي این منظور از چهار روش اساسی استفاده میکرده است که عبارتند از: زور و نیروي برتر، داد و ستد، تفاهم دوجانبه، و قوه تخیل و تفکر (گراهام و همکاران، 2014 ). انسان شناسان بر این باورند که از حدود 200 هزار سال قبل بشر به این میزان از توانایی رسیده و در حدود 190 هزار سال از این مدت را اکثرا از قوه تخیل و تفکر براي حل مشکل خود کمک گرفته است. مهاجرین و شکارچیانی که در جنوب غربی آفریقا امرار معاش میکردند در گروه هاي کوچکی به دور آتش گرد هم آمده و تصورات، ایده ها، و پیشنهادات خود را در جهت یافتن بهترین روش هاي بقاء و زندگی با هم مطرح مینمودند. حتی موقعی که هنوز آتش اختراع نشده بود، آنها فهرستی از راه هاي استفاده از چنین چیزي را تهیه کرده بودند. آنها با استفاده از تخیل و تفکر جمعی و توسعه روابط بلند مدت به دنبال یافتن راه هایی براي زنده ماندن و بهتر زندگی کردن بودند.

برایت2و همکاران(2001 (مذاکره را این طور تعریف میکند: مذاکره یک اقدام و همکاري دوجانبه و مشـترك بـوده کـه در آن طرفین مذاکره به دنبال یافتن نقاط مشترك میباشند.در یک مذاکره خوب همه میتوانند برنده باشـند. مـذاکره روشـی است جهت تاثیرگذاري بر طرف مقابل یا آگاه نمودن طرف مقابل از نقطه نظرات خود. مذاکره روشـی اسـت بـراي رسـیدن بـه خواسته هاي خود. مذاکره مهارتی است که باید آموخت و همواره جزئی از زندگی انسان است. مذاکره شـیوهاي جهـت برقـراري ارتباط و رسیدن به زندگی بهتر است و توسط آن خود و دیگران به منافعی دست مییابید (کیم3 ،2010 ).

تقریبا همه چیز در زندگی ما به مذاکره بستگی دارد. از صحبت کردن در مورد خورد و خوراك گرفته تا خوابیدن و تماشاي تلویزیون، انجام تکالیف خانه، کار کردن و رانندگی، ما دایما در حال مذاکره هستیم. مثلا در موقع شام با اطرافیان خود مذاکره میکنیم که تعطیلات کجا برویم یا براي بچهها چه وسایلی بخریم. در حین کار مذاکره میکنیم که باید چه کارهایی را انجام دهیم، چند ساعت کار کنیم و غیره. در حین روز مذاکره میکنیم که چه کسی بچه ها را از مدرسه بردارد و سوار کند. کجا ناهار بخوریم. چه موقع به جلسه و کنفرانس برویم. کدام دوستان را آخر هفته ملاقات کنیم و … , و در این مقاله می خواهیم در مورد مذاکره تجاری صحبت کنیم.

اسمیت (1776) فیلسوف اسکاتلندي اظهار داشته انسان حیوانی است که مذاکره میکند. هیچ حیوان دیگري این کار را نمیکند. مثلا یک سگ استخوان خود را با مال دیگري معاوضه نمیکند. دو وجه غالب انسانی یکی قوه ابتکار است و دیگري مذاکره. آفریقایی هاي ماقبل تاریخ روش هایی براي همکاري بین خود و اطرافیانشان داشته اند و تبادلاتی انجام میدادند که امروزه به صورت تجارت جهانی نمود یافته است. میدانیم که حتی قبایل ابتدایی که زبان مشترك ندارند قادر به مبادله کالا بودند، حتی بدون آن که ملاقات رو در رو داشته باشند. انسان شناسان به مثال هایی از تجارت خاموش اشاره کرده اند که پیش از ظهور زبان هاي عمومی، خط، پول، اینترنت، رواج داشته است. قبیله A مجموعه اي از کالاهاي تجاري را روي رودخانه قرار داده و با دود یا طبل یا زنگ به قبیله B علامت میداد که آن را دریافت کند. قبیله B کالاها را دریافت کرده و متقابلا کالاهایی را ارسال مینمود. اگر قبیله A از آن ناراضی بود قبیله B به مقدار آن اضافه میکرد. بدین ترتیب معامله خاتمه مییافت. بدیهی است اعتماد و روابط بلند مدت جنبه هاي اصلی و کلیدي این نوع تجارت میباشند (گراهام و همکاران، 2014).

انواع مذاکره
مذاکره را میتوان به دو نوع مختلف تقسیم کرد، مذاکره تلفیقی یا یکپارچه و مذاکره توزیعی یا توزیع پاي. مذاکره تلفیقی را مذاکره منسجم یا اصولی یا مبتنی بر منفعت نیز گویند. در مذاکره توزیعی آن چیزي که طرفین براي رسیدن به آن تلاش میکنند بین طرفین مذاکره تقسیم میشود ولی به طور یکسان بین همه تقسیم نمیشود و هر کسی سعی میکند سهم بیشتري را از آن بردارد، مثلا فروشنده میخواهد کالا را به بالاترین قیمت ممکن بفروشد و خریدار میخواهد کمترین قیمت ممکن را پرداخته و بهترین معامله را انجام دهد. در این نوع مذاکره طرفین به روابط بلند مدت فکر نمیکنند و هدف آنها این است که حداکثر منفعت را از مذاکره ببرند و بعد از آن برایشان مهم نیست.

اصول و مبانی مذاکره توزیعی
• بروز ندادن اطلاعات: هرگاه طرف مقابل بداند که ما نیاز فوري به این مذاکره داشته و میخواهیم از آن براي اهدافی که درنظر داریم استفاده کنیم، میتواند از این مساله به سود خود بهره برداري کند. مثلا چنانچه بداند که ما جا و مکان نداشته و مجبوریم به فوریت منزلی را اجاره کرده یا بخریم و منزل وي به محل کار ما خیلی نزدیک است، در اینصورت از این مساله استفاده کرده و دست بالا را در مذاکره خواهد داشت. لذا سعی کنید اطلاعاتی به طرف دیگر ندهید که از آنها به سود خود بهره برداري کند.
• به دست آوردن اطلاعات: باید تا جایی که امکان دارد از طرف مقابل اطلاعات لازم را کسب کرد. مثلا اگر بدانید طرف مقابل نیاز فوري به پول حاصله از اجاره منزل یا فروش آن دارد شما دست بالا را خواهید داشت. سعی کنید طوري رفتار کنید که طرف مقابل فکر کند هر وقت اراده کنید و موقعیت ایجاب کند میتوانید از مذاکره خارج شوید. باید واقع بین بود. بیش از حد حریص بودن و بیش از حد خجالتی بودن احتمالا منجر به توافق نمیشود.

اصول و مبانی مذاکره تلفیقی
در مذاکرات تلفیقی معمولا مذاکره فقط حول یک چیز خاص نبوده و مسائل متعددي در آن مطرح میشود. در این نوع مذاکره طرفین با همدیگر مبادله اطلاعات داشته و با همدیگر همکاري میکنند. طرفین مذاکره فقط به منافع خود فکر نمیکنند و سعی در حل مشکل طرف مقابل نیز دارند. گذشته از آن ایجاد روابط بلندمدت که در آینده بتواند امنیت و منافع آن ها را تامین کند نیز مدنظر میباشد (میشرا، 2013).

مهارت های مذاکره در ارتباطات تجاری و کسب و کار

مهارت های مذاکره برای مشاغل از آن جهت مفید است که می تواند اختلافات موجود بین افراد مختلف در یک محیط تجاری را بر طرف کند. همه افراد و مدیران کسب و کار ها به مهارت های ارتباطی اولیه خود متکی هستند به طوری که مذاکرات به صورت یک نواخت پیش می رود. از این رو برای مذاکره موفق باید مهارت های خاصی را یاد بگیرید. اهمیت مذاکره در کسب و کار بسیار مهم است و یکی از معیار های انتخاب و استخدام کارمند به حساب می آید. مذاکره موثر برای دستیابی به نتیجه مطلوب ، نیاز به مجموعه ای از مهارت های ارتباطی و بین فردی دارد. در زیر برخی از مهارت های مورد نیاز برای مذاکره در ارتباطات تجاری ذکر شده است.

  • مهارت های بین فردی

مهارت های بین فردی شامل مهارت در مدیریت روابط و توانایی تعامل خوب با دیگران است. فرد با مهارت های بین فردی می تواند تغییرات موثری ایجاد کند. همچنین افرادی که از مهارت های بین فردی برخوردار هستند، مهارت های ارتباطی خوبی دارند و می توانند تضاد ها را از طریق مذاکره و همکاری بر طرف سازند.

  • گوش دادن فعال

گوش دادن فعال یکی دیگر از مهارت های مذاکره در ارتباطات تجاری است. یک شنونده فعال در یک شرایط متناقض واکنش نشان نخواهد داد بلکه به طور جدی به آنچه مردم می گویند گوش می دهد ، سعی می کند دلایل اساسی را شناسایی کند و سپس به نتیجه برسد.

  • کنترل عاطفی

کنترل عاطفی به توانایی کنترل ، تغییر مسیر روحیه و احساسات مختل کننده و بیان مناسب آنها اشاره دارد. کنترل عاطفی به توانایی فرد در اعمال محدودیت و کنترل انگیزه ها در هنگام بیان احساسات بستگی دارد که این یک عامل مهم در ارتباطات تجاری است.

  • همکاری و کار تیمی

همکاری و توانایی انجام کار مؤثر تیمی یک مهارت مهم مذاکره در ارتباطات تجاری است. توانایی تصمیم گیری یا انجام بحث به صورت مشارکتی ، در نظر گرفتن و ارزش دادن به نظرات دیگران، دارایی بسیار خوبی برای مذاکره مؤثر است.

  • همدلی

همدلی یا توانایی به اشتراک گذاشتن احساسات یا تجربیات شخص دیگر ، انگار که خود شخص باشند ، یکی دیگر از مهارتهای مذاکره است. این مهارت درک وضعیت عاطفی ذهن دیگران و برخورد با آن است. افراد بت همدلی بالا، نظم ، رقابت و ابتکار عمل دارند. آنها مدبر و مصمم هستند.

  • شکیبایی

صبر یکی دیگر از مهارتهای مذاکره است که در ارتباطات تجاری بسیار موثر است. شخصی که صبر و حوصله دارد ، قادر است به جای عکس و العمل های شدید، در آرامش فکر کند و تصمیم گیری های بهتری داشته باشد. ارتباطات زمانی موثر است که هر دو شخص یا هر دو گروه با صبر و حوصله ارتباط برقرار کرده و قادر به انجام گفتگو صلح آمیز باشند.

  • اعتماد به نفس

اعتماد به نفس، به عقاید و نظرات خود در مذاکره و ارتباطات تجاری از اهمیت زیادی برخوردار است. در حین مذاکره، فرد باید نظرات خود را با اعتماد به نفس و قاطعیت کامل ارائه دهد و به توافق یا نتیجه گیری برسد که برای همه سودمند باشد.

توانایی جذب معاملات نیاز به مهارت ، دانش و آگاهی دارد. مذاکره مؤثر ، پذیرش موقعیت هایی است که با آن روبرو هستید. وقتی صحبت از مذاکره می شود ، اکثر ما در ارزیابی توانایی هایمان خیلی خوب نیستیم. اگر مذاکره کننده خوبی هستید ، می توانید معاملات تجاری خود را افزایش داده و آن را به یک تلاش موفق تبدیل کنید. مهارت های مذاکره در ارتباطات تجاری مهم است زیرا اینها برخی از مهارتهای اصلی است که امروز قبل از استخدام کارمندان ارزیابی می شود. برخی از افراد در حال حاضر دارای چنین مهارت هایی هستند در حالی که دیگران می توانند به طور مداوم برای توسعه این مهارت ها برای برقراری ارتباط و عملکرد مؤثر تمرین کنند.

چند اصول در مذاکره تجاری:

  • خوب بشنوید

یکی از ویژگی های مهم فرد ارائه دهنده در مذاکره تجاری، خوب شنیدن است.
بهتر است در ابتدا خوب به نظرات و انتظارات طرف مقابلتان گوش دهید تا بتوانید با رعایت آن ارائه مفید تری را داشته باشید.

  • جای خوبی را برای ارائه انتخاب کنید

شاید این نکته خیلی دارای اهمیت تلقی نشود. اما تاثیر بسیار بالایی در انجام مذاکره تجاری دارد. اگر جایی که شما برای ارائه خدمات به مشتری انتخاب کرده اید. دارای چشم انداز مناسبی نباشد. مثلا نور به صورت مستقیم و تیز به شما می تابد.
و یا اینکه تصاویری که قصد ارائه آن را دارید به خوبی دید نمی شود. باعث عدم تمرکز مشتری بر روی صحبت های شما و تصاویر ارائه شده توسط شما می شود.

  • اصول خود را زیر پا نگذارید

هر شخص حرفه ای در کسب و کار دارای اصول و قاعده های اصولی برای خود است. که در هیچ شرایطی آنها را زیر پا نخواهد گذاشت. در هیچ شرایطی این قواعد و اصول را زیر پا نگذارید. اگر فردی که در مذاکره روبروی شما است قصد زیر پا گذاشتن اصول شما را داشت می توانید به ترک مذاکره بیاندیشید. البته اگر تصمیم به ترک مذاکره گرفتید حتما باید به هزینه های ترک مذاکره هم توجه کنید. به هیچ وجه ترک مذاکره بی حساب و کتاب را توصیه نمی کنم.

  • شخصی تصمیم گیری نکنید

سود و زیان کل مجموعه را در انجام مذاکره تجاری در نظر بگیرید. در نظر گرفتن تمایلات شخصی موجب عدم تصمیم گیری منطقی در جلسه مذاکرات می شود. فرد مذاکره کننده موظف به در نظر گرفتن کل مجموعه است.

  • در طی مذاکره تجاری سوال کنید

سوال کردن موجب می شود محدودیت ها و انتظارات طرف مقابل تان را راحت تر بشناسید. حال پاسخ ها را مورد بررسی قرار دهید. هر چه اطلاعاتتان از خواسته طرف مقابل کامل‌تر باشد امکان موفقیت شما در مذاکره های تجاری بیشتر خواهد بود.

  • از تایید نهایی مذاکره تجاری مطمئن شوید

پس از اتمام جلسه مذاکره تجاری، به طور خلاصه یک بار تمامی مطالب گفته شده  را جمع بندی کنید. سپس نتیجه نهایی جلسه مذاکره را از طریق ایمیل پیگیری کنید.

  • به آرامی با اعتراضات برخورد کنید

در هنگام انجام مذاکره تجاری، از قبل تمامی صحبت ها و اعتراضات احتمالی را پیش بینی کنید. و در هنگام مواجهه با ان با حفظ کامل آرامش و به صورت کاملا حرفه ای با مشتری برخورد کنید. به وجود آمدن هر گونه هرج و مرج در جلسه مذاکره، موجب عدم نتیجه مطلوب در انتهای مذاکره می شود.