مدیریت پروژه موفق ترکیبی از علم و هنر است و تلاش می کند که منابع موجود را همراه با محدودیت هایی در زمان، هزینه و کیفیت کنترل نماید. موفقیت یک پروژه به میزان بسیار زیادی به تعریف و پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه مناسب واثر بخش آن وابسته است و از جمله اصلی ترین وظایف یک مدیر پروژه , مدیریت هزینه در دوران ساخت میباشد. اتمام به موقع و با هزینه ی پیش بینی شده ی هر پروژه ، از جمله معیارهای اصلی موفقیت آن محسوب می شود و عدم اتمام به موقع و با هزینهی پیش بینی شدهی پروژه ، باعث برآورده نشدن خواسته های کارفرما و اهداف پروژه می گردد.

هزینه، بهای تمام شده کالا و خدماتی است که به منظور کسب درآمد، به فروش رسیده و یا انجام شده است. به عبارت دیگر، مخارجی است که برای کسب درآمد، پرداخت یا واقع شده است و از طریق بهای تمام شده دارایی ها یا خدماتی که در یک دوره مالی به مصرف می رسد یا مورد استفاده قرار می گیرد، اندازه گیری و در مدارک حسابداری ثبت می شود. هزینه آن چیزی است که برای به دست آوردن کالا یا خدمات، از دست می دهیم و توسط بهایی که پرداخت شده یا باید پرداخت شود اندازه گیری می گردد. درواژگان تخصصی، اغلب از هزینه برای اشاره به ارزش کالا یا خدمات تحصیل شده استفاده می شود که در این شرایط این مفهوم اشاره به دارایی دارد و زمانی که بهره مندی از کالا یا خدمات تحصیل شده به پایان میرسد به صورت هزینه در می آید. هزینه جریان خروجی دارایی ها در خلال یک دوره است (کاهش در دارایی ها یا افزایش در بدهی ها) که برای تحصیل یا به دست آوردن یک نفع یا مزیت اقتصادی در راستای عملیات مستمر واحد تجاری (همانند منابعی که بتوانند باعث ایجاد درآمد شوند)، صورت می گیرد(محمدی دهتوتی، 1396).

با افزایش سطح هزینه ها بدور از صرف آن ها در بخش درآمد ها، موسسات و شرکت های مالی با رکود و عدم توان پرداخت سود تسهیلات روبرو شده و نمی توانند به برنامه های توسعه دست یابند، همچنین با مصرف بالای هزینه ها شرکت در بخش درآمدها بیش از حد توازن معقول، میزان تعهدات حسابداری و حسابرسی بالا رفته و دیگر قادر به پاسخ گویی به مشتریان جدید و یا طرح های سود آور نبوده و عواملی نظیر ریسک بالای تسهیلات، عدم دریافت به موقع مطالبات، کاهش ارزش زمانی پول و .. میتواند برای موسسات و شرکت های مالی مشکل ساز گردد(میرحسینی، 1398).

امروزه یکی از مهم ترین مواردی که در شرکت های پروژه محور جهت مدیریت بهتر سبد پروژه ها و برنامه ریزی مالی مورد نیاز است، مدیریت هزینه پروژه ها است. در مدیریت هزینه پروژه با استفاده از مجموعه تکنیک ها و اصول کنترل پروژه و مالی می توان عملکرد مالی هر پروژه را از جنبه نحوه عملکرد (هزینه کرد) واقعی در مقایسه با هزینه پیش بینی شده برای کار انجام شده را بررسی نموده و راهکارهای اصلاحی در راستای کاهش هزینه ها و تحت کنترل قراردادن آن را ارائه نمود. مدیریت هزینه این امکان را فراهم می آورد تا تناسب پیشرفت فیزیکی عملیات با بودجه تخصیص شده سنجیده گردد و توجیهات اقتصادی طرح ارزیابی شود.
موفقیت یک پروژه به میزان بسیار زیادی به تعریف، برنامه ریزی و پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه مناسب واثر بخش آن وابسته است و از جمله اصلی ترین وظایف یک مدیر پروژه، مدیریت و کنترل هزینه ها در طی چرخه عمر پروژه است. در سال های اخیر به پایان رسیدن یک پروژه بر طبق برنامه زمان بندی، با هزینه پیش بینی شده، تبدیل به شاخصی برای ارزیابی موفقیت پروژه گردیده است (گالبچی و همکاران، 1392).

اتمام به موقع و با هزینه های پیش بینی شده هر پروژه، یکی از معیارهای اصلی موفقیت آن محسوب میشود و عدم اتمام به موقع و با هزینه های پیش بینی شدۀ پروژه، باعث برآورده نشدن خواسته های کارفرما و اهداف پروژه میگردد که آن را می توان به عنوان یک شکست بزرگ در راه نیل به اهداف استراتژی سازمان مربوطه دانست. امروزه مسئله ی مدیریت هزینه جامع و صحیح پروژه شامل برنامه ریزی منابع ، برآورد هزینه ها ، بودجه بندی و کنترل هزینه به یکی از دغدغه های اصلی متولیان و دست اندرکاران پروژه ها تبدیل گردیده است. 

مدیریت هزینه ها امروزه یکی از راهبردی ترین زمینه های نیل به موفقیت مالی و عملکرد سازمانی شرکت ها در بازار رقابتی می باشد. چرا که بواسطه مدیریت هزینه ها، نه تنها به صورت علمی میتوان به تخصیص دقیق هزینه ها به فعالیت های مثمر پرداخت، بلکه بواسطه مدیریت هزینه ها، به انتخاب بهترین مسیر و استراتژی درآمدزا برای شرکت میتوان دست یافت. در مدیریت هزینه ها، اندازه گیری بهای تمام شده منابعی که در راه انجام فعالیت های اصلی، تشخیص و حذف اقلامی از هزینه که ارزش افزوده ایجاد نمی کنند، تعیین کارایی و اثربخشی فعالیت های اصلی انجام شده در واحدهای اقتصادی، تشخیص و ارزیابی فعالیت های جدیدی که می تواند عملکرد آینده سازمان را بهبود بخشد در راستای بهبود عملکرد مد نظر میباشند (عرفانیان نجیب، 1397).

برای مدیریت هزینه تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به بیان دو مورد از آن ها می پردازیم:
مدیریت هزینه، مجموعه اقداماتی است که مدیران ضمن انجام کوشش های مستمر در جهت کنترل و کاهش هزینه ها، به منظور جلب رضایت مشتریان به عمل می آورند. مدیریت هزینه عبارت است از مجموعه اقداماتی که مدیریت برای تأمین رضایتمندی مشتریان، همراه با کنترل و کاهش مستمر هزینه ها (بهای تمام شده انجام می دهد (کوپر2017). 
مطابق این تعاریف، فرآیند مدیریت هزینه باید شامل شناسایی عوامل تأثیر گذار بر هزینه های سازمان، نحوه تأثیر هرکدام از این عوامل و تعیین حساسیت هزینه به تغییرات آن ، جمع آوری و تولید اطلاعات مرتبط با هر کدام از این عوامل، تولید اطلاعات مرتبط با هزینه ها، تحلیل اطلاعات، پیش بینی هزینه ها و اتخاذ تصمیمات مرتبط با هزینه باشد. برای انجام این فرایند، ابزار و روش های گوناگونی وجود دارد که در ادامه برخی از آن ها شرح داده می شود:
1) مدیریت بر مبنای فعالیت ها: مدیریت بر مبنای فعالیت یک مدل هزینه یابی و مدیریت هزینه است که هم مفاهیم مدیریت استراتژیک و هم مفاهیم مهندسی مجدد را در بر دارد. مدیریت بر مبنای فعالیت ها عامل اصلی ایجاد هزینه را فعالیت معرفی می کند بنابراین چه در شناسایی و اندازه گیری هزینه و چه در برنامه ریزی و ارائه راهکارهای بهبود مرتبط با آن، این عامل را به عنوان محور در نظر می گیرد. از این رو، وجود سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، شرط لازم برای استفاده از این روش می باشد (هو و همکاران،2017).

2) مدیریت زنجیره ارزش: مجموعه فعالیت های متصل و موجد ارزش از تأمین مواد اولیه و انرژی تا تحویل محصولات و خدمات به مشتریان را اصطلاحاً زنجیرة ارزش می نامند. تفهیم و درک زنجیره ارزش و شناخت عواملی که باعث رخداد هزینه ها در هر یک از فعالیت های زنجیره ارزش می شود، اقدامی فوق العاده حیاتی در تدوین استراتژی هر سازمانی است. مدیریت زنجیره ارزش نگرشی در مدیریت است که با استفاده از ابزار و فرآیندهای تحلیلی، تلاش می کند استراتژی و تمام فعالیت های سازمان بر ایجاد ارزش برای ذینفعان آن متمرکز گردد (هو و همکاران، 2217).
3) هزینه یابی بهبود مستمر: بهبود مستمر اشاره به یک فرآیند پیوسته دارد که در آن تمام بخش های سازمان در یافتن راه هایی برای انجام فعالیت ها به شیوه ای کارآمدتر مشارکت می کنند. بهبود مستمر در صورت موفقیت می تواند به کاهش هزینه ها و در عین حال افزایش کیفیت محصولات و خدمات منجر شود. هزینه یابی بهبود مستمر، به معنای به کارگیری اصول بهبود مستمر در کاهش هزینه ها در مرحله تولید چرخه عمر یک محصول است (هو و همکاران، 2217).
4) مدیریت کیفیت جامع: مدیریت کیفیت جامع که نخستین بار توسط دمینگ و فیگن بام در سال 1952 ابداع گردید، سعی دارد با افزایش کیفیت و کارایی شیوه ها و فرآیندها در سرتاسر سازمان، به افزایش کیفیت محصولات و خدمات تولید شده متناسب با نیازهای مشتریان و نیز کاهش هزینه های تولیدی و ضایعات و افزایش سودآوری، دست یابد. در این روش تلاش می شود تا با پیش بینی مشکلات، از بروز خطا جلوگیری شود. همچنین بررسی و بهبود کیفیت خروجی ها متناسب با نیاز و خواسته مشتریان داخلی یا خارجی آن خروجی ها، در هر یک از بخش های سازمان تمرکز می شود (هو و همکاران، 2217).
5) تئوری محدودیت ها: تئوری محدودیت ها توسط گلدرات به عنوان یک فرآیند ببهود مستمر ارائه گردید. اساس این تئوری بر این حقیقت استوار است که ظرفیت فرایندهای مختلف ساخت از لحاظ جریان بی وقفه تولید به ندرت با یکدیگر توازن کامل دارند. برخی از فرایندها دارای ظرفیت اضافی و برخی دیگردارای بار اضافی هستند. فرآیندی که دارای بار اضافی می باشد، گلوگاه نامیده می شود. هدف اولیه این تئوری، تمرکز بر فعالیت های گلوگاه است. طبق نظر گلدرات، هر سیستمی دست کم یک محدودیت دارد. از نقطه نظر عملیاتی، تئوری محدودیت شامل تلاش برای حداکثر کردن توان عملیاتی فرایند گلوگاه است. این تئوری مدیران را تشویق می کند، راهکارهایی برای افزایش سود یا کاهش هزینه ها از طریق رفع گلوگاه ها پیدا کنند.
6) هزینه یابی هدف: هزینه یابی هدف یک شیوه ساخت یافته برای تنظیم هزینه یک محصول پیشنهادی به میزانی است که ضمن داشتن مشخصات مورد نظر، سود آوری مورد انتظار را برای سازمان در طول چرخه عمر آن و با قیمت فروش پیش بینی شده، داشته باشد. فرآیند هزینه یابی هدف با تعیین کارکرد و کیفیت محصول پیشنهادی آغاز می گردد. در ادامه، متناسب با ارزشی که محصول پیشنهادی با کارکرد و کیفیت تعیین شده برای مشتری ایجاد می کند، قیمت فروش محصول تعیین می گردد. پس از آن حجم فروش محصول پیش بینی می گردد. سپس حاشیه سود مورد انتظار برای آن حجم فروش مشخص می گردد(هو و همکاران، 2217).

سیستم مدیریت هزینه:

یک سیستم مدیریت هزینه، بخشی از یک سیستم کنترل و اطلاعات مدیریت است. سیستم اطلاعات مدیریت، یک ساختار از اجزاء مرتبط با هم است که داده های مورد نیاز را جمع آوری، سازماندهی و انتقال می دهد و از طریق تحلیل این دادها، اطلاعات مورد نیاز برای مدیران جهت انجام وظایف مدیریتی را فراهم می کند. سیستم های اطلاعات مدیریت، بیشتر بر برآورده کردن نیازهای داخلی تاکید می کنند.
کنترل، یکی از وظایف مدیریت است که برای انجام آن به صورتی کارآمد نیاز به اطلاعات صحیح و به موقع می باشد. بنابراین می توان گفت سیستم کنتر ل مدیریت یکی از مصرف کنندگان اطلاعات تولید شده توسط سیستم اطلاعات مدیریت است. یک سیستم کنترل شامل چهار جزء اصلی است که در ادامه شرح داده می شوند:
یک حسگر یا آشکارگر: یک ابزار اندازه گیری که نشان می دهد در فرآیند تحت کنترل چه اتفاقی در حال وقوع است.

ارزیاب: ابزاریست برای تعیین اهمیت آنچه رخداده است. این میزان اهمیت معمولا از راه مقایسه اطلاعات رخداد با استانداردها یا مقادیر مورد انتظار بدست می آید.
مجری: ابزاریست که در صورتی که ارزیاب نیاز به تغییر رفتار را نشان دهد، این تغییر رفتار را انجام می دهد.
شبکه ارتباطات: ابزاری برای انتقال اطلاعات بین آشکارگر و ارزیاب و نیز ارزیاب و مجری می باشد (اسماعیلی، 1395).
سیستم مدیریت هزینه، یکی از بخش های مهم یک سیستم اطلاعات مدیریت و یک سیستم کنترل مدیریت است. این سیستم از مجموعه ای از شیوه های قراردادی تشکیل شده است که به منظور برنامه ریزی و کنترل فعالیت های مولد هزینه در سازمان بر اساس اهداف کوتاه مدت و استراتژی های بلند مدت، توسعه یافته اند. واحدهای کسب و کار با دو چالش اصلی دست به گریبانند: سودآوری در کوتاه مدت و دستیابی به جایگاه رقابتی در بلندمدت. یک سیستم مدیریت هزینه مؤثر باید به مدیران، اطلاعات لازم جهت رویارویی با هر دو چالش را ارائه دهد.
یک سیستم مدیریت هزینه شش هدف اصلی به شرح زیر دارد:

1. بهای تمام شده کالا یا خدمات را با دقت معقولی بدست آورد.
2. عملکرد کالا یا خدمت را در طول چرخه عمر آن ارزیابی کند.
3. شناخت فرآیندها و فعالیت ها را بهبود بخشد.
4. هزینه ها را کنترل کند.
5. عملکرد را اندازه گیری نماید.
6. امکان پیگیری استراتژی های سازمانی را فراهم کند. 

طراحی یک سیستم مدیریت هزینه:

سیستم مدیریت هزینه یک بسته از پیش آماده شده نیست که بتوان آن را برای هر سازمانی استفاده کرد بلکه باید برای هر سازمان متناسب با مشخصات آن یک سیستم مدیریت هزینه سفارشی طراحی نمود. سیستم مدیریت هزینه را می توان مطابق مراحل زیر طراحی نمود:

1. شناخت سازمان: شناخت سازمان، شامل شناخت ماهیت حقوقی سازمان، ساختار سازمانی، فعالیت های هر واحد، فرآیندها و سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان به ویژه سیستم های مرتبط با هزینه می باشد.
2. تعیین خروجی های مورد انتظار از سیستم مدیریت هزینه.
3. بررسی فاصله بین خروجی های مطلوب سیستم و خروجی های سیستم مدیریت هزینه جاری.
4. مطالعه امکان سنجی بهبود سیستم.
5. تعیین مراحل بهبود از سیستم موجود به سیستم مطلوب.