درواقع تيم، مجموعه ای از افراد است که برای رسيدن به اهداف مشترک با هم کار می کنند. کار تيمی افراد یک تيم را به شکلی میپروراند که افراد به اهداف بالاتر از منافع شخصی خود در تيم توجه می نمایند. ویژگی های اصلی اعضای تيم نيز عبارتند از: اهداف مشترک، همکاری، پذیرش تفاوت ها، پذیرش یکدیگر و داشتن اتحاد. همچنين نياز به شناخت تيم توسط مدیران به این دليل است که تيم ها واقعيتی از زندگی سازمانی هستند و بلوک های ساختمانی یک سازمان را تشکيل می دهند.

چگونگی تشکیل تیم موفق:

همان‌طورکه گفتیم تشکیل یک تیمِ موفق و کارآمد اهمیت بسیاری دارد و کار تیمی دارای فوایدی است. به همین دلیل توجه به اصول تیم سازی و مراحل تشکیل تیم را نباید فراموش کنیم. در ادامه گام‌های تشکیل تیم را به شما معرفی می‌کنیم:

۱. جذب افراد در تیم و معارفه‌ آن‌ها

انتخاب اعضای تیم می‌تواند از طریق آگهی و مصاحبه انجام شود. در این صورت رهبر تیم یا مسئول گزینش باید طی مراحلی فرد مورد نظر را انتخاب کند. در گزینش افراد باید این نکات رعایت شود:

• یافتن استعداد و مهارتی که برای انجام کار نیاز است.
• جذب بهترین داوطلب از میان داوطلب‌ها.
• جذب افراد متنوع و پویا از نظر توانایی و استعداد.

پس از جذب فرد در تیم، معرفی و تعریف موقعیت او در تیم و سازمان، برای ایجاد روابط موفق و کارِ بهینه ضروری است. برخورد اولیه‌ باید دید مثبتی از تیم و محل کار ایجاد کند. اختصاص دادن زمان برای برنامه‌ریزی و معارفه‌ی عضو جدید در روزها و هفته های اول، شانس شروع موفق را بالا می‌برد و تاثیر مثبتی به جا میگذارد که زمان اختصاص داده شده را جبران می‌کند.

جلسه معارفه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• گردش در اطراف محیط کاری
• معرفی عنوان و شیوه ارتباط کارکنان و اعضای تیم
• معرفی مزیت های جایگاه شغلی و امکانات مجموعه

۲. دسته‌بندی کارها

تغییر در جامعه‌ی‌ هدف، اندازه‌ی سازمان و مسئولیت‌ها در هر سازمانی مدام اتفاق می‌افتد و به همین دلیل برنامه‌ریزی و تقسیم وظایف با توجه به تغییر پیش آمده باید مورد توجه قرار گیرد. در نتیجه مدیر تیم باید متناسب با تغییر،‌ تیم‌های جدید را ایجاد کند، افراد توانمند و جدید را استخدام و وظایف را به اعضای فعلی یا جدید واگذار کند. در این مرحله سه چیز مهم است:

• تعیین وظایف هر شخص
• تعیین وظایف مشترک
• ایجاد چارت سازمانی
• جلسه معارفه و آشنایی

۳. دوره کارآموزی

بهتر است برای اعضای جدید دوره کارآموزی در نظر بگیرید. دوره کارآموزی باید نشان دهد که عضو جدید برای تیم و اهداف آن مناسب است. در طول این دوره به دقت، عملکرد و بازدهی کلی او را بسنجید. برای تصمیم‌گیری در این زمینه، انتظارات را مشخص کرده و شیوه کار او را مشاهد کنید و به او بازخورد بدهید. دوره کارآموزی به این دلایل مهم است:

• عضو جدید تمام ابزار مورد نیاز را قبل از شروع به کار دریافت می‌کند.
• به عضو جدید کمک می‌کند به اهداف آموزشی و بازده کاری برسد.
• درک متقابل از انتظارات، بازدهی و مراحل ارزیابی را شکل می‌دهد.

• تایید می‌کند که بهترین شخص برای انجام کار انتخاب شده است.

10 اصل مهم در تیم سازی:

ایجاد تعهد:

اعضای تیم باید به هدف اصلی تشکیل تیم متعهد باشند و آگاهانه مسئولیت عضویت در تیم و آنچه به ایشان محول شده است را بپذیرند.

تعریف هدف مشخص:

از همان ابتدای تشکیل تیم باید هدف آن شفاف شده باشد و مطمئن شویم که همه اعضای تیم این هدف را درک کرده و پذیرفته اند.

تعریف ارتباطات و نحوه همکاری اعضای تیم:

تیم سازی به معنی رها کردن افراد در زمین بازی نیست تا هر گونه که می خواهند مناسبات بین خود را تعریف کنند. تیم یک رهبر می خواهد که ارتباطات ، دستاوردها ، چالش ها و امکانات را مدیریت کرده و مطمئن شود که تیم در مسیر درستی قرار دارد.

هر یک از اعضای تیم می بایست ارتباطات سازنده با اعضای دیگر داشته باشند و آنچه که فکر می کنند و آنچه که انجام می دهند برای دیگران قابل درک باشد.

تعیین چارچوب حل تعارضات تیمی:

بهترین تیم ها نیز دارای تعارضاتی هستند یا خواهند شد. مهم است که مدیران از ابتدا چارچوب پذیرفته شده و کارآمدی را برای حل تعارضات تیمی تعریف کرده باشند. این راه حل ها می تواند کمک گرفتن از تسهیل گری ، ایجاد نظام فیدبک ، کوچینگ فردی یا گروهی ، کانون های ارزیابی عملکرد و … باشد.

تصمیم سازی:

تیم ها پیرامون یک هدف شکل می گیرند اما خود، تصمیم های بعدی را برای رسیدن به هدف می گیرند و عملکرد خود را تنظیم می کنند. مهم است که هر یک از اعضای تیم در تصمیم سازی مهارت داشته باشند و در آن به صورت فعالانه شرکت کنند. رهبر تیم در آوردن داده هایی که برای تصمیم سازی بهتر مفید هستند و همچنین مدیریت تصمیم ها البته نقش خاصی دارد.

نظم:

حرکت در چارچوب زمانی مشخص و انجام اقدام ها طبق برنامه ریزی قبلی در موفقیت کار تیمی بسیار مهم است. انرژی و انگیزه افراد حول هدف مشترک باید حفظ شود.

حل مشکلات:

مهارت حل مشکل یک ابزار بسیار حیاتی در جعبه ابزار کار تیمی است. اعضای تیم با ارتقای این مهارت می توانند سریعتر و بهتر طعم موفقیت را بچشند.

پاداش:

موفقیت شایسته پاداش است. کار تیمی موفق نمونه والایی از موفقیت است که حتما باید با پاداش همراه باشد.

پیگیری:

در کار تیمی لحظاتی پیش می آید که ممکن است ادامه کار حتی ناممکن به نظر برسد. در این لحظات روحیه و تعهد پیگیری می تواند نجات بخش کار تیمی باشد.

استفاده از فناوری:

خوشبختانه راه حل های مفید زیادی برای کمک به کار تیمی بهتر در اختیار ما قرار گرفته است. استفاده از نرم افزارها می تواند کمک قابل توجهی در افزایش بهره وری کار تیمی ، حل مشکلات و کاهش زمان و هزینه باشد.