از استقبال خوب شما بسیار سپاسگزاریم
اغلب افراد برداشتی روشن و واضح از ارتباطات در ذهن ندارند. گروهی ارتباطات را منحصربه وسایل ارتباطی مثل تلفن، رادیو، تلویزیون و … می دانند. برخی افراد ارتباطات را درمقابل ضوابط و مقررات قرار می دهند و معتقدند روابط باید جای خود را به ضوابط بدهند. به زعم اینان ارتباطات همان روابط شخصی و غیرارادی اند. به هرحال از ارتباطات معانی و برداشت هایی گوناگون درذهن افراد وجود دارد که در این مقاله صرفا ارتباطات سازمانی را مورد بحث قرار می دهیم.
با وجود تنوع برداشت ها از ارتباطات، در مدیریت، ارتباطات را انتقال اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان تعریف کرده اند و همچنین منظور از اطلاعات تنها وقایع و نظرات نیست بلکه احساسات و عواطف را نیز شامل می شود. بنابراین زمانی که اطلاع یا خبری را به فردی می دهیم یا نظرمان را برایش بازگو می کنیم، همین طور زمانی که در نگاه، حالت چهره، طرز رفتار یا لحن صدایمان نکته ای هست که بازگوکننده ی احساسات و عواطف است، بدون اینکه صریحا خواسته باشیم، باز ارتباط برقرار کرده ایم.
وجود ارتباطات موثر و صحیح در سازمان، همواره یکی از اجزای مهم در توفیق مدیریت به شمار آمده است. به تجربه ثابت شده است که اگر ارتباطاتی صحیح در سازمان برقرار نباشند، گردش امور مختل و کارها آشفته می شود. هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و سایر وظایف مدیر بدون وجود سیستم ارتباطی موثر در سازمان قابل تحقق نیست و درغیاب چنین سیستمی امکان اداره ی سازمان موجود نخواهد بود.
یکی از صاحب نظران مدیریت، نقش اطلاعاتی و ارتباطی مدیر را در سازمان جزء اساسی ترین نقش های او قلمداد کرده است. به زعم این نویسنده، مدیر دارای سه نقش عمده در سازمان است:
- نقش ایجاد ارتباط بین افراد و اعضای سازمان
- نقش جمع آوری اطلاعات
- نقش تصمیم گیری
که در هر سه، محور اصلی، انتقال اطلاعات است.
ارتباط، تاروپود سازمان را به هم پیوند می دهد و موجب یکپارچگی و وحدت سازمانی می شود. مسئولیت ایجاد ارتباطات صحیح در سازمان به عهده مدیریت است و منظور از مدیریت، کلیه ی سطوح مدیریت از مقامات بالای سازمان تا مراتب پایین سازمانی است. از این رو مدیریت ها باید از کم و کیف فرایند ارتباطی آگاه باشند و نحوه ی برقراری ارتباطات موثر را بدانند.
ارتباطات سازمانی، بسته به نوع مخاطبان، می‌تواند اَشکال مختلفی داشته باشد؛ اما به‌طور کلی میتوان گفت که استراتژی ارتباطات سازمانی، مکتوبات (گزارش‌های داخلی و خارجی، تبلیغات، وبسایت، مطالب تبلیغاتی، ایمیل، یادداشت‌ها و انتظارات مطبوعاتی)، ارتباطات کلامی (جلسات، کنفرانس‌های مطبوعاتی، مصاحبه‌ها و ویدئوها) و ارتباطات غیرکلامی (تصاویر، اینفوگرافی‌ها و برندینگ) را در بر می‌گیرد.
عناصر موجود در ارتباطات:
- فرستنده: کسی که مقصود یا مفهوم ذهنی پیام خود را برای گیرنده ارسال می کند؛
- رمز پیام: پیام از شکل یک مفهوم و فکر به علائم قابل ارسال تبدیل می شود؛
- پیام: حاوی خبر، نکته یا موضوعی است که باید به گیرنده منتقل شود؛
- مجاری پیام: وسیله و طریقه انتقال پیام را مجاری پیام گویند؛
- دریافت کننده پیام: دریافت کننده پیام شخصی است که پیام فرستنده را درک می کند اگر پیام به دریافت کننده نرسد ارتباط واقع نمی شود؛
- کشف رمز پیام: فرآیندی است که دریافت کننده بر اساس آن پیام را به اطلاعات مورد نظر فرستنده تفسیر می نماید. تفسیر فرد از سمبل ها انتظارات و مقاصد دو طرف از پیام است؛
- اختلال یا پارازیت: هر گونه مانعی که باعث عدم ارسال پیام یا عدم درک پیام شود، اختلال گفته می شود. این موانع می تواند فنی، تجهیزاتی و ادراکی باشد؛
- بازخورد: پاسخ گیرنده به منبع پیام را بازخورد میگویند.
جنبه هاي ارتباط:
ارتباط را با توجه به عوامل ارتباط میتوان به سه جنبه زیر تقسیم کرد:
- ارتباطات انسانی: یعنی ارتباط انسان با انسان
- ارتباطات زیست محیطی: یعنی ارتباط انسان با محیط طبیعی
- ارتباط ماشینی: یعنی ارتباط انسان با ماشین
نقش ادراك در ارتباطات
ادراك به فرایند دریافت اطلاعات از محیط، تعبیر، تفسیر و استنباط معنایی از آن مربوط می شود. بـه بیان دیگر «درك و استنباط شخص از محرك هاي دنیاي خارج و نقش و تصـویري کـه از آن هـا در ذهن وي منعکس می شود، ادراك او خوانده می شود».
افراد مختلف از موقعیت هاي یکسان برداشت هاي متفاوتی دارند. دراین راسـتا، بعضـی از موقعیـت هاي ادراکی که ممکن است روي برداشت ما از نحوه ارتباطمان با دیگران تاثیر داشته باشد عبارتند از:
گزینش ادراکی
انسان در هر لحظه با محرك هاي مختلف مواجه است. اما در جریـان ادراك، یـک یـا چنـد محـرك خاص مورد توجه او واقع می شود. به عبارت دیگر، فرد از میان محرك ها، برخی محرك ها را براي ادراك انتخاب می کند. به این امر، گزینش ادراکی می گویند. گزینش ادراکی تحت تاثیر عواملی مانند میزان شدت، تکرار، تازگی و … قرار دارد و تجربه، انگیـزش و شخصیت نیز برآن اثر می گذارد. براي مثال صداي بلند سخنران از طریق بلندگو، حـروف درشـت یک خبر در نامه یا تکرار یک پیام، باعث می شود توجه ما از میان عوامل مختلـف بـه آن هـا جلـب گردد.
کلیشه سازي
گاهی ممکن است این برداشت را داشته باشیم که افراد یک گروه خاص ویژگی هاي مشابه دارند. براي مثال، ممکن است زنان را افرادي بدانیم که رانندگی آن ها ضعیف است یا افراد مسن افرادي که تلاش نمی کنند و فاقد ابداع و خلاقیت هستند تلقی کنیم.
خطاهاي هاله اي
ممکن است ارزیابی کلی شخصی را بر مبنـاي یـک ویژگـی اسـتوار بدانیم. برای مثال ویژگی هایی مثل «انضباط» یا «همکاري» موجب شود که تصویر مطلوبی از یک شخص در ذهن ما جـاي گیرد. لـذا،
تمام ویژگی های شخصیتی و کاری او را مناسب ارزیابی کنیم.
فرافکنی
ممکن است تصور کنیم که افراد نیز مشابه خود ما هستند. لذا ممکن است مثلا با انضـباطی که مسئولیت هاي مضاعف را با اشتیاق می پذیریم، انتظار داشته باشیم که همکاران هم به همین نحو عمل کنند. این طرز تلقی، توانایی مان را در تشخیص تفاوت هـاي فـردي و پاسـخ دادن بـه آن هـا محدود می کند.
