موارد داخلی: نقاط قوت و ضعف سازمان
درآنالیزها با ماتریس SWOT فاکتورهای درون سازمان با توجه به اثرگذاری و سوق دادن به سمت هدف دسته بندی میشن. که توی 2 دسته نقاط قوت و نقاط ضعف قرار میگیرن. و در واقع چیزی که مشخص میکنه فاکتوری برای سازمان جزو نقاط قوت هست یا نقطه ضعف، هدف اون سازمانه. ممکنه موردی که برای یک کسب و کار جزو نقاط ضعف هست، برای کسب و کار دیگه نقطه قوت باشه. نقاط قوت و ضعف شامل نیروی انسانی، منابع مالی و… هست.
موارد خارجی: فرصت ها و تهدید های به وجود اومده خارج از سازمان
موارد خارجی تحت عنوان فرصت ها و تهدید ها شامل مسائل کلان اقتصادی، تحولات در فناوری، قانون ها و تحول در وضع فرهنگی یا اجتماعی جامعه و تغییر تو بازار یا تغییر در وضعیت رقبا.
نقاط قوت
نقاط قوت نشان دهنده‌ی ویژگی‌های مثبت و درونی کسبوکار ما هستند. ویژگی‌هایی مثل دانش، تجربه، تحصیلات، شبکه‌های ارتباطی، مهارت‌ها و دارایی‌هایی مثل سرمایه، مشتری‌های دائمی، کانالهای توزیع، تکنولوژی و … . باید بدانیم سازمان ما در چه ویژگی‌هایی نسبت به دیگر رقبا متمایز و سرآمد است، چه منابعی در دسترس ما هستند که رقبای ما به آنها دسترسی ندارند، ارزش افزوده ما نسبت به دیگر رقبا چیست و … . برای اندازه‌گیری قوت‌ها به یک دیدگاه 360 درجه احتیاج داریم. به این مفهوم که بدانیم سهامداران، کارمندان، مشتری‌ها و حتی رقبا، ما را چگونه می‌بینند.
سوالاتی که برای شناسایی نقاط قوت یک سازمان باید جواب بدین:
- سازمان چه مزایایی داره؟
- منبع سود و درآمد چیه؟
- آیا منابع انسانی کارا و موثری داریم؟
- چه چیز های منحصر بفردی در سازمان وجود داره؟
- چه کاری رو بهتر از دیگران انجام میدین؟
انواع نقاط قوت
- نقاط قوت در حوزه فردی و مدیریتی
ویژگی هایی مثل تمرکز، تخصصی که در حوزه خودتان دارید یا سابقه ایی که نسبت به رقبا در صنعت دارید. - نقاط قوت در حوزه مالی
اگر منبع سرمایه ای خاصی دارید، نقدینگی بیشتر نسبت به رقبا، اعتبار، ساختار مالی اصولی، تزریق سرمایه توسط سرمای، شفافیت مالی - نقاط قوت سازمان در مدیریت منابع انسانی
ساختار منابع انسانی حرفه ای، سیستم بهره وری بهتر، اتوماسیون حرفه ای، پرسنل وفادارتر، چارت سازمانی، شرح وظایف مشخص، سیستم پاداش و تنبیه، تعداد نیروی انسانی، تخصص بیشتر نیروها، مشخص بودن شاخص های کلیدی عملکرد. - نقاط قوت کسب و کار در ارتباط با مشتری و فروش
تعداد بالای مشتریان، وفاداری، رضایتمندی، مشتریان شاخص و با اعتبار، ارتباطات قوی با مشتریان - نقاط قوت در خدمات، محصول و بسته بندی
محصول متمایز، بسته بندی خاص، خط تولید خاص، تکنولوژی جدید، ابزار و روش ها، مواد اولیه با کیفیت، دسترسی به منابع خاص، شرکای کلیدی
نقاط ضعف
جنبه‌های منفی و درونی کسب و کار ما، ارزش‌های سازمان را کم‌رنگ میکند و در معرض خطر قرار می‌دهد. برای اینکه توانایی رقابت با دیگر رقبا را داشته باشیم، احتیاج داریم نقاط ضعف‌مان را در زمینه‌هایی چون تخصص، مهارت و تکنولوژی شناسایی کنیم و دریابیم که در چه بخش‌هایی نیازمند بهبود هستیم. برای شناسایی نقاط ضعف کسب‌وکارمان باید واقع‌بین باشیم و تا جایی که می‌توانیم اطلاعات کسب کنیم.
برای شناختن نقاط ضعف باید به این سوالات جواب داده بشه:
- کدوم قسمت از کار نیاز به بهبود داره؟
- چه کارهایی به طور درست انجام نمیشه؟
- کدوم فعالیت ها ضرر مالی ایجاد کردن؟
8 سوال برای درک بهتر نقاط ضعف کسب و کار
۱) بزرگترین مانع رشد شرکت شما چیست؟
تمام کسب و کارها به دنبال رشد در فعالیت شان هستند و هر مانعی در این مسیر، یک نقطه ضعف محسوب می شود. شما می توانید با آگاهی از موانع کار مشتری به نقاط ضعف او پی ببرید.
۲) مهمترین شرایط باورنکردنی شما چیست؟
«شرایط باورنکردنی» شاید واژه مناسبی نباشد اما من علاقه زیادی به حسی که منتقل می کند دارم، این واژه برای خود شخصیت دارد و احساسی پر از هیجان را به تصویر می کشد.
مهمتر از همه ممکن است این سوال موجب تحریک احساسات مشتری شما شده و او را وادار کند، نیازهایش را بیان کند. حتی ممکن است مشتری شروع به بیان نقاط ضعف کار خود کند و از ناامیدی هایش بگوید و به شما امکان ارائه یک راه حل هیجان انگیز بدهد.
۳) مدیرعامل شما به چه چیزی حساس است؟
طبیعی است که همیشه نمی توانید مستقیما با مدیرعامل صحبت کنید و معمولا با دیگر مدیران وارد مذاکره می شوید. اما دلایلی که گاهی به اشتباه شما را علاقه مند به صحبت رو در رو با مدیرعامل می کنند می تواند یکی از این سه دلیل باشد.
– برای کنترل بودجه B2B
– رسیدگی به گزارشات
– بی تجربگی
۴) چه چیزی زمان زیادی از شما می گیرد؟
این موضوع از زاویه دیگری به مشکل شما نگاه می کند. به عنوان مثال بسیاری از فروشندگان بارها و بارها متوجه شده اند که مشتریان آنها بیشتر از ویژگی های محصول، به ارزش آن توجه می کنند. در این صورت فروشندگان باید با مشتری ارتباط برقرار کنند و از او برای بهبود کارایی تیم فروش راه حل بخواهند. باید ببینید چه چیزی باعث می شود هزینه ها کاهش یابد تا قیمت محصول کمتر شود اما به ویژگی های آن آسیبی نرسد؟ شاید کاهش زمان کاری کارمندان به این موضوع کمک کند.
۵) در جلسات شرکت چه چیزی بیشتر از همه مورد بحث قرار می گیرد؟
نقطه ضعف کسب و کار همان چیزی است که ذهن مدیرعامل را درگیر می کند و رسیدگی به آن در دستورکار مدیران ارشد مجموعه قرار دارد. شما باید متوجه شوید مدیران نگران چه موضوعی هستند و بیشتر درچه موردی با یکدیگر صحبت می کنند.
۶) مشکل شما چیست؟
ممکن است این سوال به نظر خیلی کلی باشد. اما پاسخی که دریافت می کنید قطعا پاسخ کاربردی خواهد بود.
۷) چرا معاملات را از دست می دهید؟
اگر ویژگی های محصول تان زیاد است و به همین خاطر هزینه بیشتری بابت محصول دریافت می کنید، احتمال دارد مشتریان تان را از دست بدهید. در این مورد نقطه ضعف شما «قیمت» محصولتان است. برای اینکه معاملات خود را به این خاطر از دست ندهید، سعی کنید ویژگی های غیرضروری را کم کنید و اجازه ندهید این ضعف به کسب و کار شما صدمه بزند.
۸) چرا مشتری هایتان را از دست می دهید؟
فکر نکنید کار شما با انعقاد قرارداد به پایان می رسد و شما دیگر هیچ ضعفی در کارتان ندارید. بلکه هرلحظه ممکن است مشتری تان را از دست بدهید. باید حواستان باشد زمان انتظار مشتری برای دریافت خدمات از سوی شما زیاد به طول نینجامد. این اتفاق می تواند برای کسب و کار شما یک نقطه ضعف محسوب شود و مانع رشد شما شود.
فرصت ها
فرصت ها عناصر محیطی هستن که سازمان میتونه به نفع خودش از اون ها استفاده کنه. تحلیل محیط خارجی باعث شناختن فرصت هایی میشه که شرایط توسعه و رشد رو فراهم میکنه. فرصت های یک سازمان: بهبود وضعیت رقابتی، بهبود در روابط خریداران و فروشندگان. روش مناسب برای شناسایی فرصت ها، اینه که به نقاط قوت نگاه کنین؛ بررسی کنین که آیا این نقاط قوت فرصتی برای کسب و کارتون به وجود میاره یا نه؟ و به نقاط ضعف نگاه کنین تا ببینین آیا از بین بردن نقاط ضعف، فرصت جدیدی ایجاد میکنه؟
انواع فرصت های کسب و کار
- فرصت های جغرافیایی
دسترسی به مناطق خاص مثل نزدیک بودن به دریا یا ریل راه آهن یا معادن برای تهیه مواد اولیه آسان، یا مثلا فروشگاهی دارید که نزدیک به یک مرکز خرید یا مکان پرتردد است که میتواند برای شما فرصت خوبی باشد. - بازارهای جدید
گاهی مناطقی وجود دارند که تا به حال در آن ها نفوذ نکرده و به آن فکر نکرده اید، درحالی که می تواند بازار خوبی برای محصول یا خدمت شما باشد. می توانید تحقیقات بازاریابی اینترنتی یا در شبکه های اجتماعی انجام دهید و کانالهای ارتباطی پیدا کنید. - مشتریان جدید
مثلا فقط اگر مشتریان شما مدیران هستند، این دفعه روی نوجوانان تمرکز کنید و برای آن ها کلاس های مدیریتی برگزار کنید. پس مشتریان را از لحاظ سنی، سطح فرهنگی، سطح اجتماعی و … بررسی کنید و ببینید چه گروه دیگری از مشتریان می توانند برای شما سودآور باشند. - تکنولوژی
گاهی تکنولوژی جدیدی وارد صنعت شما می شود که اگر زودتر از رقبا به ان دست پیدا کنید، برای شما فرصت محسوب می شود. تحقیقات در صنعت خود را همواره انجام دهید. - منبع سرمایه جدید
سرمایه گذاران جدید و تزریق سرمایه - سیاست های دولت
قانون های تصویب شده، حمایت های دولت از یک صنعت خاص، قوانین گمرکی حتما اخبار اقتصادی و سیاسی را دنبال کنید. وضعیت اقتصادی را پیش بینی کیند. مثلا افزایش قیمت دلار اگر پیش بینی شود می تواند به نقطه قوت تبدیل شود، ولی اگر ناگهانی اتفاق بیفتد و آمادگی نداشته باشید تهدید محسوب می شود. پس یک مورد هم زمان می تواند هم تهدید و هم فرصت باشد. - روند بازار
روند بازار را دنبال کنید. مثلا روند گوشی های تلفن همراه به این صورت بود که اوایل فقط برای صحبت کردن از آن استفاده می شد. ولی بعدها ارتباطات آنلاین و عکس گرفتن برای کاربر مهم تر شد. بعد ها عکس های سلفی خیلی محبوب شدند. در بازار آموزشی، روند بازار به سمت آموزش های آنلاین می رود. در تمام صنایع مثل ساختمان سازی، دکوراسیون داخلی، مد و … روند بازار به آرامی تغییر میکند و شما به عنوان مدیر باید آن را دنبال کنید. - سلیقه مشتریان
سلیقه و نیاز مشتریان را دائما تحلیل کنید. در غیر این صورت بخش بزرگی از بازار را از دست خواهید داد.
تهدیدات
تهدیدها شامل عوامل منفی، بیرونی و فراتر از کنترل ما هستند که با تدوین استراتژی می‌توان تا حدی آنها را به فرصت تبدیل کرد و از آنها سود برد. برای مثال دانستن اینکه رقبای فعلی و بالقوه ما چه کسانی هستند، چه عواملی میتواند کسبوکار ما را در ریسک قرار بدهد، چه موقعیت‌هایی ممکن است تلاش‌های بازاریابی ما را تهدید کند و محصولات یا تکنولوژی‌های جدید تا چه میزان ممکن است جایگاه برند ما را به خطر بیاندازند.
نمونه ای از تهدیدات کسب و کار شامل:
- رقبای جدید
- پوشش رسانه‌ای منفی و ضعیف
- تغییر دیدگاه مصرف کننده نسبت به شرکت شما
- تغییر محیط نظارتی
حالا که معنی هر کدوم از عناصر تحلیل SWOT رو فهمیدیم٬ بهتره بریم ببینیم یک تحلیل SWOT چطوری انجام میشه.
- استراتژی ها SO یا استراتژی نقاط قوت و فرصت ها: استفاده از نقاط قدرت برای بهره‌برداری از فرصت ها. تو این استراتژی، یک سازمان با تکیه بر قوت های داخلی از بیشترین حد فرصت های خارجی استفاده میکنه. به همین دلیل بیشتر سازمان ها تمایل دارن تو این موقعیت قرار بگیرن.
- استراتژی WO یا استراتژی نقاط ضعف و فرصت ها: استفاده فرصت ها برای از بین بردن نقاط ضعف. این راهبرد تلاش میکنه علاوه بر اینکه ضعف ها رو کم کنه، بیشترین استفاده از فرصت ها رو داشته باشه. در زمانی که یک سازمان یا کسب و کار میدونه در محیط خارجی فرصت هایی وجود داره که باعث رشد میشه ولی بخاطر ضعف های درون سازمان، نمیتونه از این فرصت ها استفاده کنه، توی این شرایط راهبرد های انطباقی کمک کننده ست.
- استراتژی ST یا استراتژی نقاط قوت و تهدیدها: استفاده از نقاط قوت برای مقابله با تهدیدها. در این موقعیت هدف سازمان اینه که روش هایی استفاده بشه تا با استفاده از نقاط قوت داخلی از تاثیر منفی تهدیدات خارجی جلوگیری بشه و حتی سعی کنه که تهدیدات رو از بین ببره.
- استراتژی WT یا استراتژی نقاط ضعف و تهدیدها: کاهش نقاط ضعف برای جلوگیری از تهدیدها. هدف از این استراتژی، کم کردن نقاط ضعف داخلی و جلوگیری کردن از به وجود اومدن تهدیدات خارجی هست. در واقع برای کسب و کاری که همزمان هم با تهدیدات خارجی و هم ضعف های درونی مواجه هست، رها شدن از این وضعیت نیاز به ارائه راهکارهای اساسی داره. معمولا تو چنین شرایطی سازمان در وضعیت بحرانی قرار داره و میتونه از روش انحلال، واگذاری کاهش عملیات و پیوستن به شرکت های دیگر از این بحران عبور کنه.
