برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن سازمان ها معین می کنند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارت هایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد. بنابراین بدون برآورد نیروی انسانی لازم و برنامه ریزی دقیق برای تأمین آن، نیل به اهداف سازمان امکانپذیر نخواهد بود. بنا به تعریف دیگری، برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن نخست کم و کیف نیازهای سازمان به نیروی انسانی تجزیه و تحلیل می شود و سپس با اتخاذ سیاست ها و رویه های مناسب و با طراحی سیستم ها و مکانیسم هایی، این نیازها رفع می شود.

برنامه ریزی منابع انسانی به دنبال پاسخگویی به این پرسش است که: سازمان برای پیشبرد اهداف خود به چه تعداد نیروی انسانی، با چه پتانسیل ها و تخصص هایی نیاز دارد و اینکه این تعداد نیروی مورد نیاز از کدام منابع باید تأمین شوند؟ نتیجه اثربخش این فرآیند، این است که برای ورود هر یک عدد نیروی انسانی، پیش بینی های لازم از قبل انجام شده و هرگاه در یکی از جایگاه های شغلی، یک پست سازمانی به هر دلیلی (مرخصی زایمان، بازنشستگی، از کار افتادگی و…) خالی ماند، مدیر منابع انسانی نیرویی شایسته و واجد شرایط برای جایگزینی در آن پست را در اختیار دارد. 

به طور کلی برنامه ریزی منابع انسانی(HRP) فرآیند تصمیم گیری در مورد این می باشد که چه پست هایی در سازمان باید پر شود و این اقدام به چه صورت باید انجام شود برنامه ریزی منابع انسانی نیازمندهای انسانی سازمان را مشخص و با برنامه ریزی آن ها را فراهم می کند. از این طریق برنامه ریزی منابع انسانی نیازهای سازمان به منابع انسانی تجزیه و تحلیل شده و به گونه ای پیش بینی و برنامه ریزی می شود که هرگاه در هر جای سازمان پستی خالی شد، منابع انسانی لازم برای آن پست شناسایی شده و آماده باشند.

به زبان ساده HRP در مورد انطباق تقاضای سازمان برای منابع انسانی با عرضه آن در طول زمان می باشد

تعریفCIPD از برنامه ریزی منابع انسانی:
برنامه فرآیند کلیدی HRM می­باشد که به وسیله استراتژی­های انسانی سازمان شکل داده شده و موجب می­گردد تعداد افراد مناسب با مهارت­ های مناسب، در مکان مناسب، و در زمان درست وجود داشته و موجب تحقق اهداف کوتاه مدت و بلندمدت سازمان گردند.

HRP، فرآیندی سازمانی است که نیازهای در حال تغییر سازمان و استراتژی افراد را همراستا می­کند.
HRP اغلب از یک رویداد خاص و یا تغییر ساختار سازمانی، ادغام، اکتساب یا پروژه ­های تغییرات تحولی آغاز می­شود. با این حال تمرکز بر برنامه ­ریزی منابع انسانی در هر زمانی اهمیت دارد.

در برنامه ریزی منابع انسانی دو دیدگاه وجود دارد:

• دیدگاه سخت
• دیدگاه نرم یا استراتژیک

برنامه ریزی منابع انسانی سخت مربوط به تعیین تعداد افراد مناسب با مهارت مورد نیاز می باشد به این نوع برنامه ریزی، برنامه ریزی منابع انسانی کمی نیز می گویند.

برنامه ریزی نرم یا استراتژیک به عنوان زنگ (یا اخطاری) به سازمان جهت استفاده از استراتژی سازمان برای توسعه افراد با فرهنگ، نگرش، تعداد و مهارت مناسب و مورد نیاز کمک می کند که به آن برنامه ریزی منابع انسانی کیفی نیز می گویند. در واقع این نوع برنامه ریزی در مورد استراتژی یا ایجاد یک چارچوب استراتژیک است تا از این طریق سازمان بتواند در پاسخ به محیط در حال تغییر، چابک و پاسخگو بماند و متناسب با برنامه های استرتژیک سازمان، نیازهای انسانی آن را تامین نماید

فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی

مدیران منابع انسانی در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی، باید به تمام مراحل زیر آشنایی و احاطه کامل داشته باشند:

• بررسی اهداف تعیین شده سازمان
• تحلیل نیروهای انسانی سازمان به لحاظ کمی و کیفی
• تخمین تعداد نیروی مورد نیاز برای تأمین آینده سازمان (پیش بینی تقاضا)
• پیش بینی عرضه نیروی انسانی مورد نیاز از منابع داخلی و خارجی
• مقایسه میان عرضه و تقاضای منابع انسانی
• بررسی کسری ها و کمبودهای موجود. (یعنی نیاز به بازنشستگی وجود دارد؟ سازمان نیازمند نیروی استخدامی است؟ لازم است که انتقال بین بخش ها صورت گیرد؟ و امثال آن.)
• ارزیابی مستمر برنامه، شناخت نواقص و رفع آن

• قوانینی که برنامه ریزی نیروی انسانی را الزامی می سازد.
• قوانین مالیاتی
• قوانینی که تنظیم مزایا را برای کارکنان الزامی می سازد.
• قوانین موثر بر سن بازنشتگی.
• قوانینی که رفتارهای مدیریتی مشخصی را منع می کند.

متغیر های خارجی اثرگذار بر کارکرد برنامه ریزی نیروی انسانی

• محیط اقتصادی
• محیط اجتماعی
• محیط قانونی
• محیط جغرافیایی
• محیط فرهنگی
• فن آوری
• جمعیت نیروی کار
• محیط سیاسی